Tagesprotokolle erstellen und teilen

Mit Tagesprotokollen können Sie aufzeichnen, was jeden Tag auf Ihrer Baustelle passiert, und diese Informationen problemlos an Ihren Kund*innen weitergeben. Sie können auch Ihr Team oder Ihre Subunternehmer*innen tägliche Protokolle hinzufügen lassen, um ihre Fortschritte zusammenzufassen, damit Sie immer auf dem Laufenden bleiben, auch wenn Sie nicht vor Ort sind.

Ein Tagesprotokoll erstellen

Um auf die Tagesprotokolle zuzugreifen, klicken Sie auf das Projekte-Icon in der linken Navigationsleiste und öffnen Sie das gewünschte Projekt. Wählen Sie im Projektmenü die Option „Tagesprotokolle“.

Wenn dies Ihr erstes Tagesprotokoll ist, können Sie entweder in der Mitte des Bildschirms auf „Neues Tagesprotokoll“ klicken oder den Button oben rechts nutzen.

Wenn Sie schon mal ein Tagesprotokoll erstellt haben, werden hier alle Tagesprotokolle aufgelistet. Um ein neues Tagesprotokoll zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Tagesprotokoll erstellen“.

Sobald Sie ein neues Tagesprotokoll erstellt haben, können Sie Ihre Notizen in das Textfeld „Übersicht“ eingeben. Fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu, z. B. welche Fortschritte gemacht wurden, welche Fragen oder Bedenken aufgetreten sind, welche Subunternehmer*innen vor Ort waren usw. Sie können den Text formatieren und bei Bedarf Links, Fotos oder Dateien anhängen.

Unterhalb der Übersicht sehen Sie weitere Abschnitte, wie Wetter, Ihren Bauzeitenplan, Zeiteinträge von Teammitgliedern und eine Aufgabenliste mit zu erledigenden Aufgaben oder Problemen. Klicken Sie oben auf „Anpassen“, um nach Wunsch bestimmte Bereiche ein- oder auszublenden.

Unter dem Dropdown-Menü „Aktionen“ können Sie „Duplizieren und bearbeiten“ wählen, wenn Sie dieses Format für ein anderes Tagesprotokoll wiederverwenden möchten. Sie können es im Dashboard veröffentlichen, wenn Sie es mit Ihrem Kunden/Ihrer Kundin teilen möchten oder das Tagesprotokoll löschen.

Wählen Sie „Vorschau“, wenn Sie Ihr Tagesprotokoll so agezeigt bekommen möchten, wie Ihr Kunde bzw. Ihre Kundin es sehen würde.

Standardeinstellungen festlegen

Legen Sie ganz einfach die Standardeinstellungen für die Tagesprotokolle fest, damit Sie und Ihr Team kein wichtiges Detail übersehen, z. B. welche Abschnitte enthalten sein sollen und wie der Text im Abschnitt „Übersicht“ aussehen soll.

Standardabschnitte: Wählen Sie oben im Protokoll die Option „Anpassen“, um die entsprechenden Abschnitte zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, und klicken Sie dann auf „Als Standard festlegen“, um diese Einstellungen für alle künftigen Tagesprotokolle zu übernehmen.

Standardtext für Abschnitt „Übersicht“: Um den Standardtext für den Abschnitt „Übersicht“ festzulegen, müssen Sie nur den gewünschten Text eingeben und unten im Abschnitt auf „Als Standard speichern“ klicken. Der von Ihnen festgelegte Übersichtstext erscheint nun automatisch in allen zukünftigen Tagesprotokollen, wie eine Vorlage für Ihr Team, um schnell die Details auszufüllen, zu denen Sie Informationen benötigen.

Ihre Tagesprotokolle teilen

Klicken Sie auf das Teilen-Icon oben rechts im Tagesprotokoll, um es zu teilen.

Wenn Sie auf „Teilen“ klicken, können Sie die Sichtbarkeit für Kund*innen und Subunternehmen anpassen. Teammitglieder, die dem Projekt zugewiesen sind, können automatisch darauf zugreifen.

Zugriff für Kund*innen

Wenn Sie Ihren Kund*innen Zugriff auf die Tagesprotokolle gewähren, können sie die Dokumentation im Kunden-Dashboard einsehen. Sie können zudem den Zugriff aufs Kunden-Dashboard über das Dropdown-Menü „Aktionen“ oben im Tagesprotokoll anpassen.

Ihre Kund*innen erhalten eine E-Mail, wenn das Tagesprotokoll geteilt wird (Sie müssen dazu vorher das Dashboard freigeben). Lesen Sie mehr über das Kunden-Dashboard in diesem Artikel: Das Kunden-Dashboard in der Vorschau ansehen und teilen

Zugriff für Subunternehmen

Für Subunternehmen können Sie den Zugriff auf Tagesprotokolle auf individueller Basis gewähren. Um den individuellen Zugriff festzulegen, wählen Sie im Freigabemodal die Option „Zugriff für Subunternehmer“. Sie sehen die derzeit zum Projekt eingeladenen Subunternehmen aufgelistet und können für jeden einzelnen den Zugriff bzw. keinen Zugriff festlegen.

Klicken Sie auf „Alle ansehen“, um die Subunternehmen zu sehen, die nicht zu dem Projekt eingeladen sind – Sie können sie mit einem Klick hinzufügen und ihren Zugang festlegen. Sie können auch ein neues Subunternehmen in Ihr Team einladen, indem Sie oben rechts auf „Subunternehmer einladen“ klicken.

Subunternehmen erhalten eine E-Mail, wenn ein Tagesprotokoll geteilt wird. In diesem Artikel erfahren Sie mehr zur Zusammenarbeit mit Subunternehmen auf Houzz Pro.

Kommentare in Tagesprotokollen hinzufügen

Mit der Kommentarfunktion in den Tagesprotokollen können Sie mit Kund*innen, Teammitgliedern und Subunternehmer*innen über alle Details zum Tagesprotokoll kommunizieren. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf das Kommentar-Icon oben rechts im Protokoll.

Es öffnet sich auf der rechten Seite der Kommentarbereich und Sie können über die oberen Reiter auswählen, ob Sie mit dem Kunden/der Kundin oder Ihrem Team kommunizieren möchten. Geben Sie Ihren Kommentartext ein und senden Sie ihn mit Enter.

Bitte beachten Sie, dass das Tagesprotokoll im Kunden-Dashboard geteilt sein muss, damit der Kommentar für Ihren Kunden/Ihre Kundin sichtbar ist.

Sobald der Kommentar gesendet wurde, wird der vorgesehene Empfänger bzw. die Empfängerin über den Kommentar benachrichtigt und hat die Möglichkeit, ihn einzusehen und zu beantworten. Wenn der Kommentar an einen Kunden/eine Kundin gesendet wird, kann dieser/diese ihn im Kunden-Dashboard im Bereich „Tagesprotokolle“ einsehen.

Alle Tagesprotokolle einsehen

Beim Anzeigen der Tagesprotokolle haben Sie die Möglichkeit, eine Liste aller Tagesprotokolle innerhalb eines Projekts oder eine Liste aller Tagesprotokolle über alle Projekte hinweg anzuzeigen.

Tagesprotokolle in einem Projekt

Um eine Liste aller Tagesprotokolle für ein bestimmtes Projekt anzuzeigen, suchen Sie das Symbol „Projekte“ in der linken Navigationsleiste und öffnen Sie das gewünschte Projekt. Wählen Sie im Menü „Tagesprotokolle“ aus.

Auf dieser Seite können Sie Änderungen an einem Tagesprotokoll vornehmen, indem Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite klicken. Von hier aus können Sie das Protokoll bearbeiten, duplizieren, freigeben, im Kunden-Dashboard veröffentlichen oder löschen.

Tagesprotokolle in allen Projekten

Um eine Liste aller Tagesprotokolle aller Ihrer Projekte aufzurufen, suchen Sie das Suchen-Icon in der linken Navigationsleiste und wählen Sie dann „Alle Tagesprotokolle“ aus dem Menü aus.

Oben auf dieser Seite können Sie die Suchleiste verwenden, um ein relevantes Tagesprotokoll anhand eines Stichworts zu finden, oder Sie können die Filter „Projekte“ oder „Erstellungsdatum“ verwenden, um Ihre Auswahl einzugrenzen. Um ein neues Tagesprotokoll zu erstellen, wählen Sie oben rechts „Tagesprotokoll erstellen“.

Bei einzelnen Tagesprotokollen können Sie Änderungen vornehmen, indem Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite klicken. Von hier aus können Sie das Protokoll bearbeiten, duplizieren, freigeben, im Kunden-Dashboard veröffentlichen oder löschen.