Anpassen, was Ihre Kund*innen in Finanzdokumenten sehen

Mit nur wenigen Klicks können Sie ganz einfach festlegen, welche Details Ihre Kund*innen, Anbieter und Subunternehmen in Ihren Finanzdokumenten sehen können und welche nicht, darunter Angebote, Rechnungen, Bestellungen und Änderungsanträge.

Im Bearbeitungsmodus anpassen

Im Bearbeitungsmodus können Sie bestimmte Elemente Ihres Dokuments vor dem Empfänger/der Empfängerin verbergen, darunter Spalten, Kategoriesummen und zusätzliche Abschnitte (Dateien, AGB, Memos und Unterschriften).

Beachten Sie, dass das Ein- und Ausblenden von Elementen im Bearbeitungsmodus auch im Vorschaumodus angezeigt wird und umgekehrt.

Spalten verbergen

Um eine ganze Spalte vor dem Empfänger/der Empfängerin zu verbergen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen einer Spalte und klicken Sie auf den Pfeil nach unten. Wählen Sie im Menü die Option „Vor Kunden/Anbieter/Subunternehmen verbergen“ aus.

Sobald die Spalte ausgeblendet ist, wird ein kleines Augensymbol angezeigt, das darauf hinweist, dass die Spalte nur für Sie (im Bearbeitungsmodus) und nicht für Ihre Kunden/Anbieter/Subunternehmen sichtbar ist.

Kategoriesummen verbergen

Wenn Sie Ihr Dokument mithilfe des Dropdown-Menüs „Ansicht nach“ nach Kategorie, Raum usw. organisieren möchten, enthält jede Kategoriezeile standardmäßig Summen in bestimmten Spalten (Menge, Kosten usw.). Um diese Kategoriesummen auszublenden und eine übersichtlichere Ansicht des Dokuments zu erhalten, bewegen Sie den Mauszeiger einfach über den Namen einer Spalte und klicken Sie auf den Pfeil nach unten. Wählen Sie im Menü die Option „Gesamtsummen verbergen“ aus.

Sobald die Summen ausgeblendet sind, werden sie weder Ihnen noch Ihrem Empfänger/Ihrer Empfängerin auf Kategorieebene angezeigt. Sie können die Summen jederzeit wieder einblenden, indem Sie im entsprechenden Spaltenmenü die Option „Gesamtsummen anzeigen“ auswählen.

Zusätzliche Abschnitte verbergen

Sie können zusätzliche Abschnitte Ihres Dokuments im Bearbeitungsmodus ausblenden, darunter „Dateien“, „AGB“, „Memo“ und „Unterschrift“, indem Sie auf das Augensymbol oben rechts in jedem Abschnitt klicken. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Augensymbol, um die aktuelle Einstellung anzuzeigen.

Im Vorschaumodus anpassen

Im Vorschaumodus können Sie das Dokument genau so sehen, wie es Ihr Empfänger/Ihre Empfängerin nach dem Versand sehen wird. Im Vorschaumodus können Sie detaillierter festlegen, was der Empfänger/die Empfängerin sehen kann und was nicht.

Beachten Sie, dass das Ein- und Ausblenden von Elementen in der Vorschau auch im Bearbeitungsmodus übernommen wird und umgekehrt.

Um die Vorschau aufzurufen, klicken Sie oben rechts im Fenster (neben „Senden“) auf „Vorschau“.

Auf der rechten Seite Ihrer Dokumentvorschau sehen Sie „Legen Sie fest, was Ihr Kunde (bzw. Anbieter oder Subunternehmen) sieht”. Sie können einzelne Komponenten mithilfe der Kontrollkästchen neben jeder Komponente ein- oder ausblenden, um eine detaillierte Kontrolle zu ermöglichen.

Wenn Sie etwas vor Ihrem Empfänger/Ihrer Empfängerin verbergen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dieser Einstellung – wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, kann Ihr Empfänger/Ihre Empfängerin diese Komponente sehen. Wenn Sie eine Änderung vornehmen, wird Ihr Dokument automatisch aktualisiert und gespeichert, sodass Sie sehen können, wie es Ihr Kunde/Anbieter/Subunternehmen sehen wird.

Wenn Sie das rechte Fenster auf der Vorschauseite nicht sehen, klicken Sie oben rechts auf Anpassen-Symbol, um die Ansichtseinstellungen zu öffnen.

Aufschlüsselung der Ansichtseinstellungen

Die Ansichtseinstellungen für Kunden/Anbieter/Subunternehmen sind je nach Art des Dokuments, das Sie gerade anzeigen, in mehrere Abschnitte unterteilt. Sehen wir uns einmal an, welche Funktionen die einzelnen Abschnitte haben.

Ansicht nach

Dieser Abschnitt enthält eine oder mehrere der folgenden Optionen, je nachdem, wie Sie Ihre Ansicht im Bearbeitungsmodus eingestellt haben (Kategorie, Raum, Abschnitt usw.).

• Gesamtsummen für Kategorie/Raum/Abschnitt: Wenn diese Option aktiviert ist, erscheinen die einzelnen Gesamtsummen für Kategorie/Raum/Abschnitt.
• Aufschlüsselung von Kategorie/Raum/Abschnitt: Wenn diese Option aktiviert ist, erscheint die Auschlüsselung der einzelnen Elemente pro Kategorie/Raum/Abschnitt.
• Detaillierte Preisgestaltung pro Element: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Preisdetails für jeden Artikel angezeigt (Kosten, Marge usw.). Um die detaillierten Preise weiter zu steuern, wählen Sie im Abschnitt „Spalten“ genau aus, welche Preisspalten angezeigt werden sollen.

Spalten

Im Abschnitt „Spalten“ haben Sie die volle Kontrolle über die Sichtbarkeit jeder Spalte im Dokument. Die Spalten in diesem Abschnitt variieren je nach Art des Dokuments, enthalten jedoch Bilder, Beschreibungen, Mengenangaben und verschiedene Preiskomponenten.

Gesamtsummen

You can show or hide the entire Total breakdown by using the toggle at the top of this section. To control individual elements of the Total, use the checkboxes next to each one.

• Aufschlüsselung Zwischensumme: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Zwischen- und Steuersummen gezeigt.
• Gesamtsumme: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Gesamtsumme des Dokuments gezeigt.
• Gesamtsumme Zahlungen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden der bezahlte und der fällige Betrag gezeigt.

Bewilligung

• Elektronische Unterschrift: If enabled, the electronic signature section will appear.
• Pro Zeile annehmen (Angebote): Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Empfänger/die Empfängerin die Einzelposten einzeln annehmen oder ablehnen.
• Beim Senden ausstellen (Rechnungen): Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Rechnung beim Senden ausgestellt und kann nicht mehr bearbeitet werden.