Einzelposten in Angeboten annehmen
Das Annehmen einzelner Posten ist eine Funktion für Angebote, die sicherstellt, dass Ihre Kund*innen mit der von Ihnen getroffenen Auswahl einverstanden sind. Sobald Sie diese Option in den Dokumenteinstellungen aktiviert haben, können Sie oder Ihr*e Kund*in jede einzelne Position, Gruppen von Positionen oder alle Positionen auf einmal genehmigen oder ablehnen.
Diese Funktion ist auch für geplante Zahlungen verfügbar – die Zahlungen werden automatisch auf der Grundlage der Kosten der angenommenen/abgelehnten Posten angepasst.
„Pro Zeile annehmen“ aktivieren
Wenn Sie möchten, dass Ihr Kunde/Ihre Kundin die Möglichkeit hat, bestimmte Elemente in Ihrem Angebot anzunehmen bzw. abzulehnen, müssen Sie ihm/ihr die Möglichkeit geben, diese Funktion anzuzeigen.
So geht's:
1. Öffnen Sie Ihr Angebot und klicken Sie oben rechts auf „Vorschau“.
2. Im rechten Bereich finden Sie die Einstellungen für „Legen Sie fest, was Ihr Kunde sieht“. Scrollen Sie runter zum Abschnitt „Bewilligung“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Pro Zeile annehmen“. Dadurch wird eine Statusspalte in Ihre Dokumentenvorschau eingefügt.
So können Ihre Kund*innen Einzelposten annehmen bzw. ablehnen
Sobald Sie in der Vorschau die Funktion „Pro Zeile annehmen“ aktiviert haben, kann Ihr Kunde/Ihre Kundin Ihr Angebot einsehen und jede Position annehmen oder ablehnen.
Nachdem Sie Ihr Angebot geteilt haben, kann Ihr Kunde/Ihre Kundin mit Hilfe der Häkchen und X jede einzelne Position oder eine Gruppe von Positionen annehmen oder ablehnen. Der Status der einzelnen Elemente erscheint dabei direkt unterhalb des Elementnamens. Ihr Kunde/Ihre Kundin kann über das Dropdown-Menü oben auch alle Positionen auf einmal annehmen, ablehnen oder zurücksetzen.
Wenn Ihr Kunde/Ihre Kundin während des Prozesses einen Fehler macht, kann er/sie auf „Rückgängig" klicken, um die Position oder Gruppe zurückzusetzen. Wenn er/sie fertig ist, kann er oben rechts auf „Senden“ klicken.
Profi-Tipp: Wenn Sie den Genehmigungs- bzw. Ablehnungsprozess in der Kundenansicht sehen möchten, bevor Sie das Dokument versenden, klicken Sie auf „Vorschau“ in Ihrem Dokument und kopieren Sie den Freigabelink. Fügen Sie dann den Link in Ihren Browser im Inkognitomodus ein, und Sie sehen das Dokument so, als wären Sie der Kunde bzw. die Kundin.
So können Sie Elemente annehmen/ablehnen
Wenn Sie Elemente im Namen Ihres Kunden bzw. Ihrer Kundin annehmen oder ablehnen möchten, können Sie dies direkt in der Spalte „Status“ Ihres Dokuments tun. Bei ausstehenden Positionen wählen Sie einfach den Status „Ausstehend“ aus. Daraufhin wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie den Status in „Angenommen“ oder „Abgelehnt“ ändern können.
Sie können auch über das Dropdown-Menü „Aktionen“ Elemente annehmen/ablehnen. Wählen Sie im Menü „Pro Zeile annehmen“.
Daraufhin wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie jede einzelne Position, jede Gruppe von Positionen oder alle Positionen auf einmal genehmigen oder ablehnen können.
Unten auf diesem Bildschirm können Sie entweder auf „Speichern“ klicken, um vorläufig zu speichern, oder auf „Speichern & Senden“, um die Genehmigungen abzuschließen, wodurch die Möglichkeit, weitere Genehmigungen oder Ablehnungen für das Dokument zu erteilen, gesperrt wird.
So funktioniert „Pro Zeile annehmen“ bei geplanten Zahlungen
Wenn Sie bereits geplante Zahlungen eingerichtet haben und ein Element abgelehnt wurde, werden die geplanten Zahlungen automatisch anhand des Prozentsatzes neu berechnet.
Beispiel: Angenommen, Ihr Dokument enthält fünf Positionen im Gesamtwert von 1.500 €, aufgeteilt in drei geplante Zahlungen von 500 €, und Ihr*e Kund*in lehnt eine Position im Wert von 300 € ab. Dadurch wird der Gesamtbetrag automatisch auf 1.200 € korrigiert.
Da die geplanten Zahlungen insgesamt 1.500 € betrugen, wird der angepasste Gesamtbetrag automatisch in drei aktualisierte Zahlungen von je 400 € aufgeteilt.
Wenn Sie es bevorzugen, dass Ihre Zahlungen anders abgewickelt werden, haben Sie auch die Möglichkeit, die geplanten Zahlungen manuell anzupassen, bevor Ihr Dokument angenommen wird.