Verträge in Houzz Pro erstellen
Die Vertragsfunktion in Houzz Pro ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie Verträge ganz einfach verwalten können. Laden Sie schnell eigene Verträge hoch, verwenden Sie eine unserer Vorlagen oder erstellen Sie Ihren eigenen Vertrag von Grund auf aus einem leeren Dokument. Anschließend können Sie den Vertrag mit unserem intuitiven Editor und den Smart-Text-Funktionen leicht anpassen und formatieren. Ihre Kund*innen, Anbieter und Subunternehmen können sich darauf verlassen, dass sie einen professionellen Vertrag erhalten, und Sie haben die Gewissheit, dass Sie bei der Durchführung Ihrer Projekte auf unterzeichnete Verträge zurückgreifen können.
Einen neuen Vertrag erstellen
Sie können einen neuen Vertrag erstellen, indem Sie eine Vorlage verwenden, eine vorhandene PDF-Datei importieren oder mit einem leeren Dokument ganz von vorne beginnen. Klicken Sie dazu auf das Vertragssymbol im Abschnitt „Neu erstellen“ auf Ihrer Homepage oder navigieren Sie innerhalb eines Projekts oder einer Anfrage zum Abschnitt „Verträge“ und klicken Sie oben rechts auf „Neuer Vertrag“. Beide Optionen öffnen ein Menü, in dem Sie die Methode auswählen können, mit der Sie Ihren Vertrag erstellen möchten: Aus einem leeren Dokument, hochladen oder aus einer Vorlage.
Aus einer Vorlage
Um einen Vertrag anhand einer Vorlage zu erstellen, wählen Sie in der Dropdown-Liste „Neuer Vertrag“ die Option „Aus Vorlage“. Im sich öffnenden Dialogfenster sehen Sie Ihren Kunden bzw. Ihre Kundin vorausgewählt oder Sie können einen Anbieter oder ein Subunternehmen auswählen. Klicken Sie auf „Vertrag erstellen“ und wählen Sie anschließend die gewünschte Vorlage aus, indem Sie mit der Maus über die Vorlage hovern und auf „Erstellen“ klicken.
Ihr neuer Vertrag wird aus der Vorlage erstellt. Fügen Sie die erforderlichen Daten ein und passen Sie den Inhalt an Ihre Ansprüche und Projektdetails an.
Vertrag hochladen
Um einen vorhandenen Vertrag hochzuladen, wählen Sie in der Dropdown-Liste „Neuer Vertrag“ die Option „Hochladen“. Im sich öffnenden Dialogfenster sehen Sie Ihren Kunden bzw. Ihre Kundin vorausgewählt oder Sie können einen Anbieter oder ein Subunternehmen auswählen und auf „Vertrag erstellen“ klicken. Anschließend öffnet sich der Browser Ihres Systems, in dem Sie die PDF- oder DOC-Datei auswählen können, die Sie hochladen möchten. Ihr importierter Vertrag wird in ein bearbeitbares Format umgewandelt, sodass Sie ihn nach Bedarf aktualisieren und anpassen können.
Aus einem leeren Dokument
Um einen Vertrag von Grund auf neu zu erstellen, wählen Sie in der Dropdown-Liste „Neuer Vertrag“ die Option „Leeres Dokument“. Im sich öffnenden Dialogfenster sehen Sie Ihren Kunden bzw. Ihre Kundin vorausgewählt oder Sie können einen Anbieter oder ein Subunternehmen auswählen und auf „Vertrag erstellen“ klicken. Anschließend öffnet sich ein leerer Vertrag, den Sie nach Belieben gestalten können, indem Sie die verschiedenen Anpassungsmöglichkeiten des Tools nutzen. Sie können Ihren Vertrag direkt auf der Seite eingeben oder Text aus Word, PDFs oder Dokumenten kopieren und einfügen.
Empfänger*innen hinzufügen
Nachdem Sie Ihren Vertrag mit einer der oben genannten Methoden erstellt haben, müssen Sie einen Empfänger/eine Empfängerin hinzufügen. Wenn Sie dies tun, bevor Sie mit der Anpassung des Vertrags beginnen, können Sie bestimmte Funktionen, wie z. B. Smart-Text, in vollem Umfang nutzen. Verwenden Sie das Menü „+ Empfänger hinzufügen“ oben links im Vertrag, um entweder einen Kunden/eine Kundin, einen Anbieter oder ein Subunternehmen aus der entsprechenden Registerkarte auszuwählen.
Wenn Sie einen Vertrag an ein Subunternehmen senden, muss dieses zum Projekt eingeladen werden. Wenn es noch nicht eingeladen wurde, wird neben seinem Namen die Option „Zugriff gewähren“ angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Einladungsfenster mit der Option angezeigt, der Projekteinladung eine kurze Notiz hinzuzufügen.
Inhalt anpassen
Mit unserem intuitiven Editor können Sie Ihren Vertrag mit nur wenigen Klicks anpassen, einschließlich Textformatierung und Einfügen von Smart-Text und Ihrem Logo.
Logo hinzufügen
Logos werden standardmäßig zu neuen Verträgen (die aus einem leeren Dokument neu erstellt werden) hinzugefügt. Wenn Sie das Logo entfernen, enthalten zukünftige Verträge Ihr Logo nicht mehr und müssen manuell hinzugefügt werden. Um Ihr Logo manuell hinzuzufügen, klicken Sie auf den Vertrag, in dem Sie es platzieren möchten, klicken Sie dann auf das Symbol „Bilder“ in der Symbolleiste oben, bewegen Sie den Mauszeiger über „Logo einfügen“ und wählen Sie Ihr Logo aus.
Nach dem Einfügen können Sie die Größe des Logos ändern, indem Sie es auswählen und die Ecken oder Seiten ziehen, um es zu vergrößern oder zu verkleinern. Sie können auch auf das gesamte Logo klicken und es ziehen, um es an eine andere Stelle innerhalb des Vertrags zu verschieben.
Profi-Tipp: Sobald Sie Ihr Logo an die gewünschte Stelle verschoben oder in der Größe angepasst haben, speichern Sie den Vertrag als Vorlage, damit es jedes Mal an der richtigen Stelle platziert wird.
Bilder
Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie dort in den Vertrag, wo Sie es platzieren möchten, und dann auf das Symbol „Bilder“ in der Symbolleiste oben. Sie können entweder „Bild aus Dateien einfügen“ auswählen, um aus vorhandenen Projektdateien und Fotos auszuwählen, oder „Vom Computer hochladen“.
Nach dem Einfügen können Sie die Größe eines Bildes ändern, indem Sie es auswählen und die Ecken oder Seiten ziehen, um es zu vergrößern oder zu verkleinern. Sie können auch auf das gesamte Bild klicken und es ziehen, um es an eine andere Stelle innerhalb des Vertrags zu verschieben.
Text formatieren
Verwenden Sie die Symbolleiste zur Textformatierung am oberen Rand Ihres Vertrags, um Überschriften hinzuzufügen, Listen zu erstellen, Text hervorzuheben, die Ausrichtung anzupassen, Links einzufügen und vieles mehr.
Profi-Tipp: Jede Überschrift wird automatisch in der Gliederung auf der linken Seite angezeigt, sodass Sie und der Empfänger/die Empfängerin leicht durch den Vertrag navigieren können.
Kontrollkästchen und Checklisten hinzufügen
Sie können ganz einfach ein Kontrollkästchen hinzufügen oder eine ganze Checkliste in einem Vertrag erstellen, indem Sie die Kontrollkästchen-Option unter dem Dropdown-Menü „Listen” in der Formatierungsleiste verwenden. Diese Funktion eignet sich perfekt, um von Ihren Kund*innen, Anbietern oder Subunternehmen bestimmte Bedingungen im Vertrag bestätigen zu lassen.
Standardmäßig können Kontrollkästchen nur vom Experten/von der Expertin ausgewählt werden, aber Sie haben die Möglichkeit, Empfänger*innen die Auswahl von Kontrollkästchen zu erlauben (mehr dazu weiter unten).
Um den Empfänger*innen die Möglichkeit zu geben, die Kontrollkästchen auszuwählen, wenn sie ihren Vertrag ansehen, müssen Sie auf dem Sendebildschirm die Option „Empfängern erlauben, Kontrollkästchen auszuwählen“ aktivieren.
Wenn die Funktion aktiviert ist, kann der Empfänger/die Empfängerin Punkte in der Liste auswählen und die Kommentarfunktion oben verwenden, um weitere Details nach Bedarf hinzuzufügen.
Smart-Text
Nutzen Sie unsere Smart-Text-Felder zum automatischen Ausfüllen von Details wie Kunden-/Anbieter-/Subunternehmerinformationen, Projektadresse und sogar Daten aus Finanzdokumenten (z. B. geplante Zahlungen). Der smarte Text bezieht die Daten direkt aus Ihren Projektdetails, sodass Sie nicht hin- und herspringen müssen, um die relevanten Informationen für Ihren Vertrag zu finden.
Um Smart-Text einzufügen, klicken Sie in den Bereich im Vertrag, wo Sie den Text hinzufügen möchten oder markieren Sie den Text, den Sie ändern möchten und klicken Sie oben rechts auf „Smart-Text“. Hier können Sie die Details auswählen, die Sie automatisch ausfüllen möchten. Sie werden sehen, dass der Smart-Text im Vertrag im Bearbeitungsmodus geringfügig vom normalen Text unterscheidet – in der Vorschau der Empfängeransicht wird er als normaler Text angezeigt.
Vertrag als Vorlage speichern
Sparen Sie bei zukünftigen Projekten Zeit, indem Sie Vertragsvorlagen erstellen und wiederverwenden. Öffnen Sie dazu den Vertrag, für den Sie eine Vorlage erstellen möchten, öffnen Sie dann das Menü „Aktionen“ oben und wählen Sie „Als Vorlage speichern“.
Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein, damit sie später leicht zu identifizieren ist. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
Sie finden alle Vertragsvorlagen auf der Vorlagenseite, die Sie über das Unternehmenssymbol in der linken Menüleiste aufrufen können.
Unterschrift & Initialen einholen
Unsere elektronische Unterschriftsfunktion sorgt dafür, dass Ihre Verträge rechtlich bindend sind.
Standardmäßig enthalten Verträge am Ende des Dokuments Felder für die Unterschriften des Unternehmens und des Empfängers/der Empfängerin (Kunde/Lieferant/Subunternehmen). Diese können durch Klicken auf das Papierkorb-Symbol neben den Feldern entfernt werden.
Unterschriften & Initialen einfügen
Um Unterschriften oder Initialen in einem Vertrag hinzuzufügen, öffnen Sie das e-Signatur-Fenster oben rechts im Dokument. Klicken Sie in die Stelle im Vertrag, wo Sie die Unterschrift oder die Initialen einfügen möchten, und klicken Sie dann neben der gewünschten e-Signatur-Option auf „Einfügen“. Die Beschreibung unter der Unterschrift/den Initialen kann durch Klicken in das Feld an Ihre Wünsche angepasst werden.
Unterzeichnete Verträge
Wenn der Empfänger/die Empfängerin den Vertrag unterzeichnet, wird das Datum automatisch hinzugefügt, und eine unterschriebene Kopie wird an Sie, ggf. den/die Administrator*in und den Empfänger/die Empfängerin gesendet. Außerdem wird eine PDF-Kopie des unterzeichneten Vertrags automatisch zu den Projektdateien hinzugefügt, die im Kunden- oder Subunternehmer-Dashboard und in der Vertragsliste angezeigt werden, wie unten dargestellt.
Verträge an Kund*innen, Anbieter und Subunternehmen senden
Sobald Ihr Vertrag fertig ist, können Sie ihn auf verschiedene Weise an Ihre Empfänger*innen senden. Klicken Sie dazu oben im Vertrag auf „Vorschau“.
Vergewissern Sie sich, dass die Vorschau korrekt ist, denn genau so wird der Empfänger/die Empfängerin den Vertrag sehen. Wenn alles gut aussieht, können Sie eine PDF-Datei zum Versenden herunterladen, einen Link zum Weitergeben kopieren oder direkt von Houzz Pro aus versenden.
Wenn Sie den Vertrag direkt von Houzz Pro aus versenden, werden Sie aufgefordert, eine Nachricht auszufüllen, die Sie zusammen mit dem Vertrag versenden. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen markiert ist, um den Vertrag als PDF-Datei an die E-Mail anzuhängen. Klicken Sie auf „Senden“, um den Vertrag per E-Mail zu versenden.
Nach der Freigabe können die Empfänger*innen den Vertrag einsehen und unterzeichnen (falls zutreffend). Kund*innen können dem Vertrag auch Kommentare hinzufügen, auf die Sie antworten können, wie im nächsten Abschnitt gezeigt.
Kommentare in Verträgen (nur in Verträgen mit Kund*innen)
Sobald Sie Ihren Vertrag mit dem Kunden/der Kundin geteilt haben, können Sie mit ihm/ihr (und den Teammitgliedern) direkt im Dokument kommunizieren, indem Sie die Kommentarfunktion am oberen Rand nutzen. Auf diese Weise können Sie leicht auf die Details des Dokuments verweisen, die Sie besprechen möchten, und die Unterhaltung bleibt übersichtlich.
Erfahren Sie mehr in diesem Artikel.
Benachrichtigungen und Aktivität
Sie werden benachrichtigt, wenn ein Vertrag geöffnet, angesehen und unterzeichnet wird. Alle relevanten Aktionen werden auch im Aktivitätsverlauf erfasst, der sich am unteren Rand jedes Vertrags befindet.
Automatisierte Aktionen einrichten (nur in Verträgen mit Kund*innen)
Behalten Sie Vertragsfristen im Auge und optimieren Sie die Reaktionen auf unterzeichnete Verträge mit automatisierten Aktionen. Klicken Sie auf das Blitzsymbol am oberen Rand eines Vertrags, um Automatisierungen einzurichten, z. B. Erinnerungen an die Überprüfung eines Vertrags durch den Kunden/der Kundin oder Danksagungen nach der Unterzeichnung. Sie können jede Automatisierungsoption ein- und ausschalten oder die Einstellungen öffnen, indem Sie auf „Bearbeiten“ klicken.
Im Bearbeitungsfenster bearbeiten können Sie die gesendeten Nachrichten anpassen – verwenden Sie Platzhalter, um automatisch Kunden- und Projektinformationen einzufügen. Über das Dropdown-Menü können Sie die Zeitspanne einstellen, nach der eine automatische Nachricht gesendet wird. Klicken Sie auf „Speichern“, um alle Änderungen zu übernehmen.
Alle Verträge ansehen
Sie können die Verträge aller Projekte an einem Ort einsehen, indem Sie die Seite „Alle Verträge“ aufrufen, die Sie unter dem Symbol „Suchen“ im linken Menü finden. Hier können Sie sich schnell einen Überblick über den Status aller Verträge verschaffen, so dass Sie den Verträgen nachgehen können, die eventuell noch bearbeitet werden müssen. Verwenden Sie die Such- und Filteroptionen im oberen Bereich, um bestimmte Verträge einzugrenzen.