Ein Dokument löschen oder archivieren
Die Finanzdokumente auf Houzz Pro können je nach Status des Dokuments archiviert oder gelöscht werden. Sowohl archivierte als auch gelöschte Dokumente werden vor Kund*innen verborgen und von Budgets und Finanzübersichten ausgeschlossen.
Löschen vs. archivieren
- Gelöschte Dokumente: Können wiederhergestellt werden (sofern die Funktion „Dokumentenwiederherstellung“ aktiviert ist), jedoch werden geplante Zahlungen, Anhänge, Empfänger*innen sowie Verknüpfungen zu Zeit- und Ausgabeneinträgen nicht wiederhergestellt.
- Archivierte Dokumente: Können jederzeit angezeigt und/oder kopiert und bearbeitet werden. Alle Einzelposten, geplanten Zahlungen, Anhänge, Empfänger*innen sowie Verknüpfungen zu Zeit- und Ausgabeneinträgen bleiben erhalten.
Weitere Informationen zur Wiederherstellung von Dokumenten finden Sie im letzten Abschnitt dieses Artikels.
Angebote
Um ein Angebot zu löschen oder zu archivieren, muss sich das Dokument im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ befinden. Angenommene, abgelehnte, bezahlte, teilweise bezahlte, in Rechnung gestellte und teilweise in Rechnung gestellte Angebote können in ihrem aktuellen Status nicht gelöscht oder archiviert werden.
Angebote im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ können gelöscht oder archiviert werden, indem Sie auf das Menü „Aktionen“ oben auf der Seite klicken und „Löschen“ oder „Archivieren“ wählen. Sie werden anschließend aufgefordert, die Aktion zu bestätigen.
Angebote mit Zahlungen: Angebote, für die bereits eine oder mehrere Zahlungen geleistet wurden, können nicht gelöscht oder archiviert werden. Um ein bezahltes oder teilweise bezahltes Angebot zu löschen oder zu archivieren, müssen Sie zunächst alle Zahlungen löschen.
Angenommene oder abgelehnte Angebote: Wenn ein Angebot vollständig angenommen oder abgelehnt wurde, müssen Sie es zunächst erneut zur Bearbeitung öffnen, damit es für die Archivierung gelöscht werden kann. Klicken Sie dazu auf das Menü „Aktionen“ oben auf der Seite und wählen Sie „Zur Bearbeitung wieder öffnen“. Bestätigen Sie dann, dass Sie das Angebot wieder öffnen möchten - dadurch werden der Status und die elektronischen Signaturen entfernt.
In Rechnung gestellte Angebote: Wenn ein Angebot ganz oder teilweise in Rechnung gestellt wurde, kann es nicht unverändert gelöscht oder archiviert werden. Sie müssen entweder die verknüpfte(n) Rechnung(en) löschen oder archivieren oder die Positionen der Rechnung(en) entfernen, die aus dem Angebot erstellt wurden.
Rechnungen
Um eine Rechnung zu löschen oder zu archivieren, muss sich das Dokument im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ befinden - bezahlte, teilweise bezahlte und ausgestellte Rechnungen können in ihrem aktuellen Status nicht gelöscht oder archiviert werden.
Rechnungen im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ können gelöscht oder archiviert werden, indem Sie oben auf der Seite auf das Menü „Aktionen“ klicken und „Löschen“ oder „Archivieren“ wählen. Sie werden aufgefordert, die Aktion zu bestätigen und sich mit Ihrer Buchhaltung abzusprechen, falls Sie bereits Umsatzsteuer für die Rechnung angemeldet haben.
Hinweis: Wenn die Rechnung auf der Grundlage eines Angebots erstellt wurde, werden die Positionen der Rechnung an das/die entsprechende(n) Dokument(e) zurückgeschickt.
Rechnungen mit Zahlungen: Rechnungen, auf die eine oder mehrere Zahlungen angewendet wurden, können nicht gelöscht oder archiviert werden. Um eine bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung zu löschen oder zu archivieren, müssen Sie zunächst alle Zahlungen löschen.
Ausgestellte Rechnungen: Wenn eine Rechnung ausgestellt wurde, kann sie nicht gelöscht oder archiviert werden, selbst wenn sie storniert wird. Weitere Informationen über ausgestellte Rechnungen finden Sie in den Artikeln Eine Rechnung ausstellen und Eine ausgestellte Rechnung stornieren.
Bestellungen
Um eine Bestellung zu löschen oder zu archivieren, muss sich das Dokument im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ befinden - bezahlte, teilweise bezahlte und angenommene Bestellungen können in ihrem aktuellen Status nicht gelöscht oder archiviert werden.
Bestellungen im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ können gelöscht oder archiviert werden, indem Sie auf das Menü „Aktionen“ oben auf der Seite klicken und „Löschen“ oder „Archivieren“ wählen. Sie werden anschließend aufgefordert, die Aktion zu bestätigen.
Bestellungen mit Zahlungen: Bestellungen, auf die eine oder mehrere Zahlungen angewendet wurden, können nicht gelöscht oder archiviert werden. Um eine bezahlte oder teilweise bezahlte Bestellung zu löschen oder zu archivieren, müssen Sie zunächst alle Zahlungen löschen.
Angenommene Bestellungen: Wenn eine Bestellung angenommen wurde, müssen Sie sie zunächst zur Bearbeitung wieder öffnen, um sie löschen oder archivieren zu können. Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Zur Bearbeitung wieder öffnen“. Bestätigen Sie anschließend, dass Sie die Bestellung wieder öffnen möchten. Dadurch werden alle Genehmigungen und elektronischen Signaturen entfernt.
Änderungsanträge
Um einen Änderungsantrag zu löschen oder zu archivieren, muss sich das Dokument im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ befinden - bezahlte, teilweise bezahlte und angenommene Änderungsanträge können in ihrem aktuellen Status nicht gelöscht oder archiviert werden.
Änderungsanträge im Status „Gesendet“ oder „Entwurf“ können gelöscht oder archiviert werden, indem Sie oben auf der Seite auf das Menü „Aktionen“ klicken und „Löschen“ oder „Archivieren“ auswählen. Sie werden anschließend aufgefordert, die Aktion zu bestätigen.
Änderungsanträge mit Zahlungen: Änderungsanträge, für die eine oder mehrere Zahlungen geleistet wurden, können nicht gelöscht oder archiviert werden. Um einen bezahlten oder teilweise bezahlten Änderungsantrag zu löschen oder zu archivieren, müssen Sie zunächst alle Zahlungen löschen.
Angenommene Änderungsanträge: Wenn ein Änderungsantrag bereits angenommen wurde, müssen Sie ihn erst wieder zur Bearbeitung öffnen, um ihn zum Löschen oder Archivieren freizugeben. Klicken Sie dazu auf das Menü „Aktionen“ oben auf der Seite und wählen Sie „Zur Bearbeitung wieder öffnen“. Bestätigen Sie dann, dass Sie ihn wieder öffnen möchten - dadurch werden alle Bewilligungen und elektronischen Signaturen entfernt.
Gelöschte oder archivierte Dokumente wiederherstellen
Gelöschte Dokumente wiederherstellen
Wenn Sie gelöschte Dokumente wiederherstellen möchten, müssen Sie zunächst die Funktion „Dokumentenwiederherstellung“ aktivieren – diese ist standardmäßig deaktiviert.
Hinweis: Nur Super-Admins können gelöschte Dokumente wiederherstellen.
Um die Dokumentenwiederherstellung zu aktivieren, rufen Sie in der linken Navigationsleiste die Einstellungen auf und wechseln Sie dann zum Bereich „Geschäftsdokumente“. Wählen Sie die Registerkarte „Funktionen“ aus und klicken Sie anschließend im Abschnitt „Dokumente wiederherstellen“ auf den Schalter neben „Gelöschte Dokumente wiederherstellen“.
Sobald diese Option aktiviert ist, wird die Option „Gelöscht“ im Filter „Art“ auf Ihren Dokumentenlistenseiten angezeigt. Alle Dokumente, die Sie löschen, werden hier angezeigt.
Um ein gelöschtes Dokument wiederherzustellen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und klicken Sie ganz rechts auf „Wiederherstellen“.
Bestätigen Sie, dass Sie das Dokument wiederherstellen möchten. Es wird nun unter dem Filter „Art“ in der Option „Aktiv“ angezeigt.
Es werden nur das Dokument und die Einzelposten wiederhergestellt. Geplante Zahlungen, Anhänge, Empfänger sowie Verknüpfungen zu Zeit- und Ausgabeneinträgen werden nicht wiederhergestellt. Wiederhergestellte Dokumente werden im Status „Entwurf“ mit der Sichtbarkeit „Privat“ angezeigt.
Archivierte Dokumente duplizieren und bearbeiten
Sie können ein archiviertes Dokument zwar nicht direkt wiederherstellen, aber Sie können es aufrufen und bei Bedarf für die Verwendung im selben oder einem anderen Projekt duplizieren. Das Duplikat enthält alle Details und Elemente des Originaldokuments, einschließlich Einzelposten, geplanter Zahlungen, Anhänge, Empfänger*innen sowie Verknüpfungen zu Zeit- und Ausgabeneinträgen.
Um ein archiviertes Dokument zu duplizieren und zu bearbeiten, nutzen Sie das Suchsymbol in der linken Navigationsleiste, um die vollständige Liste der Dokumente nach Dokumententyp (Alle Angebote, Alle Rechnungen usw.) zu öffnen.
Verwenden Sie anschließend den Filter „Art“ oben und wählen Sie „Archiviert“, um die archivierten Dokumente anzuzeigen. Klicken Sie auf den Titel des Dokuments, das Sie anzeigen und/oder duplizieren möchten.
Wenn Sie sich im archivierten Dokument befinden, klicken Sie oben auf der Seite auf das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Duplizieren und bearbeiten“ aus. Wählen Sie anschließend aus, ob Sie das Dokument in dieses Projekt oder in ein anderes Projekt (neues oder bestehendes) duplizieren möchten.