Einzelposten in Angeboten und Rechnungen gruppieren
Die Gruppierung von Einzelposten ist die perfekte Möglichkeit, ein maßgefertigtes Produkt zu Ihrem Angebot oder Ihrer Rechnung hinzuzufügen, ohne Ihren Kund*innen alle Einzelteile zu zeigen. Ein maßgefertigter Stuhl kann beispielsweise Stoff, Arbeit und andere Materialien enthalten, die von mehreren Lieferanten stammen können und separate Bestellungen erfordern. Bei der Gruppierung von Positionen sehen Ihre Kund*innen standardmäßig nur die Hauptposition, während die vollständige Liste der Komponenten nur für Ihr Unternehmen in der internen Version Ihres Dokuments bzw. Ihrer Dokumente sichtbar bleibt.
Sie und Ihr Team werden dies sehen:
Während Ihre Kund*innen nur das sehen:
Um die Gruppenaufschlüsselung für Kund*innen anzuzeigen, lesen Sie den Abschnitt „Gruppierte Elemente Kund*innen anzeigen“ weiter unten.
Eine Gruppe von Grund auf neu erstellen
Sie können Gruppen entweder innerhalb eines Dokuments oder direkt in Ihrer Sammlung „Meine Elemente“ von Grund auf neu erstellen. Schauen wir uns beide Möglichkeiten an:
In „Meine Elemente“
„Meine Elemente“ finden Sie im Bereich „Sammlung“ unter dem Symbol „Unternehmen“ in der linken Navigation. Von hier aus können Sie oben rechts auf „Neu erstellen“ klicken, um eine Gruppe von Grund auf neu zu erstellen.
Füllen Sie die relevanten Informationen für Ihre neue Gruppe aus, einschließlich Name, Beschreibung und Einheit. Sie können hier auch Bilder hochladen, die die Gruppe repräsentieren.
Beginnen Sie mit dem Hinzufügen von Elementen zur Gruppe, indem Sie das Menü „Meine Elemente“ oben rechts anklicken und ein bestehendes Element aus der Sammlung auswählen. Sie können auch in eine leere Zeile klicken und ein Element im angezeigten Menü suchen und auswählen bzw. ein neues Element erstellen.
Es ist wichtig, dass Sie die richtige Menge, Einheit, Kosten usw. für Ihre Gruppenelemente eingeben, da dies die Grundlage für automatische Berechnungen ist, wenn Sie Gruppen in Ihren Dokumenten verwenden. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Aus einem Angebot oder einer Rechnung
Wenn Sie an einem Angebot oder einer Rechnung arbeiten, das bzw. die noch nicht über die zu gruppierenden Positionen verfügt, klicken Sie einfach in der Symbolleiste oben auf „Gruppe erstellen“.
Auf diese Weise wird die Gruppenstruktur erstellt, so dass Sie den Gruppentitel und die Beschreibung (was der Kunde/die Kundin sehen wird) einfach eingeben und dann die darunter liegenden Positionen (was Sie und Ihr Team sehen werden) hinzufügen können.
Achten Sie darauf, dass Sie das Symbol „Element unten hinzufügen“ entweder auf dem Gruppentitel oder auf einem Element innerhalb der Gruppe (1.1, 1.2 usw.) verwenden, wenn Sie ein Element zur Gruppe hinzufügen möchten. Wenn Sie der Gruppe ein bereits vorhandenes Element hinzufügen möchten, das noch nicht gruppiert ist, können Sie sie mit Hilfe der 6 Punkte auf der linken Seite in die gewünschte Gruppe ziehen und ablegen.
Gruppe aus bestehenden Elementen erstellen
Wenn Sie an einem Angebot oder einer Rechnung arbeiten, das/die bereits die zu gruppierenden Elemente enthält, wählen Sie die Elemente einfach mit Hilfe der Kontrollkästchen aus und klicken Sie dann in der Symbolleiste „Elemente“ auf „Gruppe erstellen“ oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie unter der Option „Gruppe“ die Option „+ Neue Gruppe erstelle“n, geben Sie den Gruppennamen ein und drücken Sie die Eingabe-/Return-Taste.
Die ausgewählten Elemente sind nun als Komponenten der Gruppe nummeriert (1.1, 1.2, 1.3 usw.). Sie können nun einen Gruppentitel und eine Beschreibung für den Kunden/die Kundin hinzufügen sowie auf das Foto klicken, um ein Bild auszuwählen, das Sie als Titelbild verwenden möchten (dies gilt nur, wenn Sie Fotos verwenden und anzeigen).
Achten Sie darauf, dass Sie das Symbol „Element unten hinzufügen“ entweder auf dem Gruppentitel oder auf einem Element innerhalb der Gruppe (1.1, 1.2 usw.) verwenden, wenn Sie ein Element zur Gruppe hinzufügen möchten.
Wenn Sie der Gruppe ein vorhandenes Element hinzufügen möchten, das noch nicht gruppiert ist, können Sie es entweder mit Hilfe der 6 Punkte links in die gewünschte Gruppe ziehen oder mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und die gewünschte Gruppe unter der Option „Gruppe“ auswählen.
Menge & Preis für gesamte Gruppe anpassen
Sobald Sie eine Gruppe erstellt und alle relevanten Informationen zu Einheit, Menge und Preis für jedes Element eingegeben haben, werden die Gesamtkosten der Gruppe in der Hauptposition angezeigt. Standardmäßig ist die Menge für diese Zeile auf eine Einheit eingestellt. Um dem Kunden/der Kundin die Menge, die er/sie erhalten wird, und den Preis pro Einheit genau anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte „Menge“ und klicken Sie auf das Taschenrechner-Symbol. Stellen Sie sicher, dass im Pop-up-Fenster „Neuberechnung des Satzes“ ausgewählt ist. Passen Sie die Menge an, die der Kunde/die Kundin erhalten soll, und Sie sehen eine Vorschau des neuen Preises pro Einheit. Beachten Sie, dass sich die Gesamtsumme in diesem Fall nicht ändert.
Klicken Sie auf „Festlegen“ und Sie sehen die neue Menge und den Preis (möglicherweise plus Marge) in der Hauptposition angepasst.
Alternativ müssen Sie die Option „Neuberechnung der Gesamtkosten“ wählen, was jedoch nur in Fällen sinnvoll ist, in denen die Mengen der Einzelposten für eine einzige Einheit gelten. Wenn Sie z. B. eine Gruppe von Artikeln für eine Tür hinzufügen (2 Griffe, 2 Türangeln, 30 Minuten Arbeit), entsprechen die Gesamtkosten der Gruppe den Kosten für eine Tür. Wenn Ihr Kunde/Ihre Kundin insgesamt 4 Türen benötigt, wählen Sie „Gesamtkosten neu berechnen“, geben Sie 4 als Menge ein, und der Gesamtbetrag wird so angepasst, dass er/sie die Kosten für vier Türen enthält.
Gruppe aus einem Dokument in der Sammlung speichern
Nachdem Sie eine Gruppe in einem Angebot oder einer Rechnung erstellt haben, können Sie sie zur späteren Verwendung in Ihrer Sammlung speichern. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte rechts neben der Hauptgruppe und wählen Sie „In Ihrer Sammlung speichern“. Die Gruppe steht nun zur Verwendung in Ihren Dokumenten zur Verfügung und kann über die Seite „Meine Elemente“ bearbeitet und aktualisiert werden.
Gruppierte Elemente Kund*innen anzeigen
Standardmäßig werden die Komponenten einer Gruppe in der Kundenansicht nicht angezeigt. Wenn Sie die gruppierten Elemente für den Kunden/die Kundin sichtbar machen möchten, müssen Sie nur auf das Augensymbol in einer der Zeilen klicken. Darüber haben Sie folgende Optionen für die Sichtbarkeit:
- Elemente verbergen
- Elemente ohne Preise zeigen
- Elemente mit Preisen zeigen
Fahren Sie mit der Maus jederzeit über das Augensymbol, um die aktuelle Sichtbarkeitseinstellung zu sehen.
Um genau zu sehen, was Ihr Kunde/Ihre Kundin sieht, klicken Sie oben rechts im Dokument auf „Vorschau“. Sie werden dann zur Kundenansicht weitergeleitet.
Eine Bestellung aus einer Gruppe erstellen
Wenn Sie bereit sind, Bestellungen für Ihre gruppierten Elemente zu erstellen, haben Sie 2 Möglichkeiten.
Bestellung für alle Elemente auf einmal erstellen: Wählen Sie alle Elemente in der Gruppe mithilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite aus und wählen Sie dann im Menü „Aktionen“ oben auf der Seite „Bestellung(en) erstellen“. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster den entsprechenden Anbieter für jeden Artikel aus und klicken Sie dann auf „Bestellungen erstellen“. Für jeden Anbieter wird eine eigene Bestellung erstellt.
Bestellungen einzeln erstellen: Klicken Sie auf das Element, für das Sie eine Bestellung erstellen möchten, entweder mit der rechten Maustaste oder auf die drei Punkte ganz rechts, und wählen Sie im Menü „Erstellen“ > „Bestellung(en) erstellen“. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie den entsprechenden Anbieter aus und klicken dann auf „Bestellung erstellen“.
Gruppen verwalten
Alle von Ihnen erstellten und gespeicherten Gruppen sind auf der Seite „Meine Elemente“ aufrufbar, die Sie über „Unternehmen“ in der linken Navigation erreichen. Klicken Sie oben unter den Elementarten auf „Gruppe“, um Ihre Gruppen anzuzeigen.
Von hier aus können Sie neue Gruppen erstellen und bestehende Gruppen verwalten, einschließlich bearbeiten, umbenennen, als Favorit markieren und archivieren. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte rechts neben der Gruppe, die Sie verwalten möchten, und wählen Sie aus dem Menü. Sie können auch ausgewählte Gruppendetails wie Titel, Kategorie und Einheit direkt in der Zeile des Elements bearbeiten – für weitere Änderungen müssen Sie sich in der Bearbeitungsansicht einer Gruppe befinden.