Mit Abschlagsrechnungen fortlaufend Zahlungen erhalten

Mit fortlaufenden Abschlagsrechnungen können Sie ein Angebot in so viele Rechnungen einteilen, wie Sie wünschen und anteilige Zahlungen anfordern, basierend auf dem Fortschritt Ihres Projekts. Passen Sie jede Rechnung basierend auf den Prozentsätzen der Gesamtbeträge, den Einzelbeträgen, bestimmten Positionen oder Fortschritten an.

Abschlagsrechnungen aktivieren/deaktivieren

Standardmäßig sind Abschlagsrechnungen für Bauunternehmen aktiviert und für Design-Unternehmen deaktiviert. Um die Option für Abschlagsrechnungen zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf das Symbol „Einstellungen“, dann auf den Bereich „Geschäftsdokumente“ und wählen Sie oben die Registerkarte „Funktionen“ aus. Unter „Kostenfunktionen“ sehen Sie neben „Abschlagsrechnungen“ einen Schalter. Schalten Sie den Schalter ein, um die Abschlagsrechnungen zu aktivieren, und aus, um sie zu deaktivieren. Durch die Deaktivierung wird die Möglichkeit entfernt, einen Prozentsatz der Posten im Verlauf des Projekts in Rechnung zu stellen. Sie können die Funktion jederzeit wieder aktivieren, indem Sie den Schalter erneut einschalten.

Eine Rechnung nach Prozentsatz erstellen

Wenn Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln, klicken Sie oben rechts auf „Rechnung erstellen“. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie „Nach Prozentsatz“ auswählen und den Prozentsatz festlegen können. Hier können Sie wählen, ob Sie einen Prozentsatz des gesamten Angebots in Rechnung stellen möchten oder benutzerdefinierte Prozentsätze für einzelne Kategorien/Positionen. Sehen wir uns die einzelnen Optionen einmal an:

Prozentsatz von gesamtem Angebot in Rechnung stellen

Wenn Sie eine Rechnung über einen bestimmten Prozentsatz aller Einzelposten eines Angebots erstellen möchten, geben Sie den gewünschten Prozentsatz oben in das Feld „%“ ein. Dieser Prozentsatz gilt für alle Einzelposten des Dokuments. Der zu fakturierende Betrag wird in jedem Einzelposten sowie in der Zwischensumme unten angezeigt.

Alternativ können Sie, wenn Sie einen bestimmten Betrag in Rechnung stellen möchten, diesen Betrag in das Feld „€“ oben eingeben; das Feld „%“ wird dann entsprechend aktualisiert.

Sobald Sie den gewünschten Prozentsatz und Betrag eingegeben haben, klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.

Prozentsatz von Kategorien/Einzelposten in Rechnung stellen

Wenn Sie eine Rechnung mit benutzerdefinierten Prozentsätzen pro Kategorie und/oder Einzelposten eines Angebots erstellen möchten, geben Sie den gewünschten Prozentsatz in das Feld „%“ ein, das der entsprechenden Kategorie bzw. dem entsprechenden Einzelposten zugeordnet ist. Wenn Sie einen Prozentsatz für eine Kategorie eingeben, gilt dieser für alle Einzelposten in dieser Kategorie. Wenn Sie Prozentsätze direkt in einzelne Einzelposten eingeben, werden die Kategoriesummen entsprechend angepasst.

Der zu fakturierende Betrag wird in jeder Einzelposition sowie in der Zwischensumme unten angezeigt.

Wenn Sie stattdessen einen bestimmten Betrag in Rechnung stellen möchten, können Sie diesen Betrag in das Feld „€“ der entsprechenden Kategorie/Einzelposition eingeben; das Feld „%“ wird dann entsprechend aktualisiert.

Sobald Sie den gewünschten Prozentsatz und den Betrag festgelegt haben, klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.

In Ihrer neu erstellten Rechnung sehen Sie den festgelegten Prozentsatz in der Spalte „In Rechnung gestellt %“. Sie sehen dies zudem in der Spalte „Menge“. Wenn Sie z. B. 50 % des Angebots in Rechnung gestellt haben, sehen Sie, dass nur die Hälfte der Positionen aufgelistet wurde.

Das Angebot, aus dem Sie die Rechnung erstellt haben, finden Sie in der Spalte „Dokumente“ leicht auffindbar verlinkt.

In Ihrem ursprünglichen Angebot sehen Sie nun für jede Position in der Spalte „In Rechnung gestellt“ den bereits in Rechnung gestellten Prozentsatz. Unter „Gesamtsumme“ am Ende des Angebots sehen Sie, wie viel Prozent insgesamt bereits in Rechnung gestellt wurden, sowie den verbleibenden Restbetrag des Angebots.

Sie finden auch das Dokumente-Icon neben jeder Position. Hovern Sie über die verbundene Rechnung, um zu sehen wie viel Prozent bereits in Rechnung gestellt wurden. Wenn Sie dieses Icon nicht sehen, stellen Sie sicher, dass die Dokumente-Spalte aktiviert ist.

Weitere Prozentsätze in Rechnung stellen

Um die verbleibenden Prozentsätze eines Angebots in Rechnung zu stellen, können Sie eine der beiden oben genannten Methoden anwenden.

Im ursprünglichen Vorschlag werden alle verknüpften Rechnungen in der Spalte „Dokumente“ angezeigt, zusammen mit dem jeweiligen Rechnungsanteil. Die Spalte „In Rechnung gestellt“ wird aktualisiert und zeigt den Gesamtprozentsatz an, der für jeden Posten in Rechnung gestellt wurde.

Nach Fortschritt oder Position erstellen

Um einen abgeschlossenen Meilenstein oder bestimmte Positionen in Ihrem Angebot in Rechnung zu stellen, wählen Sie die gewünschten Positionen und/oder Kategorien aus, indem Sie auf die entsprechenden Kontrollkästchen links klicken, und klicken Sie dann in der oberen Symbolleiste auf „Rechnung erstellen“.

In dem daraufhin angezeigten Fenster sehen Sie die ausgewählten Elemente zusammen mit deren Gesamtbetrag. Sie können den vollen Betrag der Elemente in Rechnung stellen, indem Sie „Verbleibender Saldo“ auswählen, oder Sie können einen Prozentsatz der ausgewählten Elemente in Rechnung stellen, indem Sie auf „Nach Prozentsatz“ klicken und den gewünschten Betrag auswählen. Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“, um fortzufahren.

Weitere Informationen zu den Abschlagsrechnungen nach Prozentsatz finden Sie im obigen Abschnitt.

In der neu erstellten Rechnung sehen Sie die Positionen oder Kategorien, die Sie im ursprünglichen Angebot ausgewählt haben sowie das Angebot, aus dem die Rechnung erstellt wurde, als verbundenes Dokument im Bereich oben rechts sowie in der Spalte „Dokumente“, wenn diese aktiviert ist.

Im ursprünglichen Angebot sehen Sie, dass das Dokument nun in Rechnung gestellt ist und finden alle verbundenen Dokumente.

Sie sehen zudem ein Dokumente-Icon neben der Position, die in Rechnung gestellt wurde. Hovern Sie über das Icon, um die verbundene Rechnung zu sehen. Stellen Sie dafür sicher, dass die Spalte „Dokumente“ aktiviert ist.