Ihr Projektbudget verwalten

Die Verwaltung Ihres Budgets ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung Ihres Unternehmens. Mit der Budgetfunktion von Houzz Pro (nur im Custom-Programm) können Sie die veranschlagten Kosten Ihres Projekts im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten leicht verfolgen. So können Sie sicherstellen, dass Sie im Verlauf Ihres Projekts finanziell auf Kurs bleiben.

Erfahren Sie dazu mehr in diesem Artikel.

Auf Ihr Budget zugreifen

Sie können an mehreren Stellen in Ihrem Projekt auf die Budgetfunktion zugreifen.

Budget im linken Menü

Eine Möglichkeit besteht darin, in der linken Navigation auf das Symbol „Projekte“ zu klicken und dann das entsprechende Projekt auszuwählen. Klicken Sie im linken Menü unter „Finanzen“ auf „Budget“.

Angebote im Projekt

Sie können Ihr Budget auch im Abschnitt „Angebote“ Ihres Projekts einsehen. Klicken Sie in der linken Navigation auf „Projekte“, wählen Sie das entsprechende Projekt und dann im linken Menü die Option „Angebote“. Hier sehen Sie Ihre Budgetangaben auf der rechten Seite Ihrer Projektangebote.

Wenn Sie bereits ein Budget erstellt haben, klicken Sie im Bereich „Tatsächliche Kosten“ auf „Zum Budget“.

Wenn Sie noch kein Budget erstellt haben, werden Sie aufgefordert, ein Budget zu erstellen.

Übersichtsseite im Projekt

Zuletzt können Sie auch eine Zusammenfassung Ihres Budgets auf der Projektübersichtsseite einsehen. Um die vollständigen Budgetdetails anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf „Vollständige Ansicht“.

Übersicht Projektbudget

Die Budgetseite Ihres Projekts gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Finanzen, so dass Sie Ihre veranschlagten Kosten gegenüber den tatsächlichen Kosten überprüfen können. Diese Kosten werden ausschließlich aus den Finanzdokumenten und -tools von Houzz Pro zusammengestellt. Zurzeit können Sie keine Ausgaben aus Excel oder anderen Tools importieren.

Da die Finanzdokumente und -tools von Houzz Pro wichtige Bestandteile des Budgets sind, ist es wichtig, sie zu erstellen, bevor Sie mit der Erstellung Ihres Budgets beginnen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung von Finanzdokumenten benötigen, lesen Sie mehr über die Erstellung von Angeboten (Bau), Angeboten (Design), Rechnungen, Änderungsanträgen, Bestellungen sowie Zeit und Ausgaben auf unserer Support-Seite.

In Ihrem Projektbudget finden Sie die korrigierten veranschlagten und tatsächlichen Kosten sowie die Abweichung und in Rechnung gestellte Beträge.

Ihre korrigierten veranschlagten Kosten enthalten die voraussichtlichen Kosten aus den Angeboten und Änderungsanträgen Ihres Projekts.

Ihre tatsächlichen Kosten enthalten die Kosten aus den Bestellungen, Zeit- und Ausgabeneinträgen.

Die Abweichung zeigt die Differenz zwischen den beiden Kosten. Eine positive Differenz wird grün markiert und eine negative Differenz rot.

Die in Rechnung gestellten Kosten zeigen den Gesamtbetrag und den Prozentsatz des Projekts an, der dem Kunden/der Kundin in Rechnung gestellt wurde und beinhaltet auch Rechnungen im Status „Entwurf“. Sie können die fakturierten Kosten je nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren (siehe unten)

Sie können zudem diese Werte weiter unten auch pro Budgetposten einsehen.

Im Dropdown-Menü „Ansicht nach“ können Sie das Budget nach Kategorie oder Raum ansehen und anschließend einen Bericht erstellen. Wenn Sie Kostengruppen aktiviert haben, können Sie das Budget nach Kostengruppe oder Kostenuntergruppe erstellen.

„Alle einklappen/ausklappen“ klappt mit einem Klick alle Kategorien ein oder aus, sodass einen detaillierten bzw. kompakten Überblick zum Budget erhalten.

Im Dropdown-Menü „Aktionen“ können Sie das aktuelle Budget nach Wunsch in Excel exportieren. Wenn Sie das Budget im Kunden-Dashboard freigegeben haben, können Sie hier den Zugriff entfernen.

Mit „Vorschau & teilen“ erhalten Sie ein Vorschau zu Ihrem Budget und können die Spalten anpassen, die Sie anzeigen möchten, bevor Sie das Budget freigeben (weitere Details unten).

Unter „Budget-Einstellungen“ können Sie die Spalten in Ihrem Budget anpassen und Dokumente mit Ihrem Budget synchronisieren (weitere Details unten).

Spalten anpassen

Standardmäßig umfasst Ihr Budget die in Rechnung gestellten Kosten sowie Steuern und fasst sowohl Kosten als auch Margen in einer Spalte „Ursprüngl. veranschlagt“ zusammen (wie oben dargestellt). Die Spalte „Korrigiert veranschlagt“ enthält Änderungsanträge, um bei Änderungen ein aktualisierten Kostenvoranschlag widerzuspiegeln.

Wenn Sie möchten, haben Sie die Möglichkeit, in Rechnung gestellte Kosten und Steuern auszuschließen und/oder die „Ursprünglich veranschlagten Kosten“ in eine Spalte „Korrigierte Kosten“ und eine Spalte „Korrigierte Marge“ aufzuschlüsseln (wie unten dargestellt).

Um diese Anpassungen vorzunehmen, wählen Sie im oberen Menü „Budget-Einstellungen“ und anschließend „Spalten anpassen“. Schalten Sie die Spalten je nach Wunsch ein oder aus. Wählen Sie „Auf Standard zurücksetzen“, um die ursprünglichen Einstellungen wiederherzustellen – standardmäßig sind „Korrigierte Kosten“ und „Korrigierte Marge“ deaktiviert.

Wenn Sie eine Änderung vornehmen, klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Kostengruppen aktiviert haben, sieht Ihr Budgetformat etwas anders aus. Ihre definierten Kostengruppen werden in Ihren Budgetdetails aufgeführt, und Sie können Ihr Budget nach Kostengruppen filtern. Außerdem können Sie das Budget nach Kostengruppen oder Kostenuntergruppen anzeigen, je nachdem, was Sie bevorzugen.

Weitere Informationen darüber, wie Ihr Budget mit Kostengruppen funktioniert, finden Sie in diesem Artikel.

Ihr Budget einrichten

Wenn Sie Ihr Projektbudget zum ersten Mal starten, ist es leer, wie hier gezeigt. Sie müssen auswählen, welche vorhandenen Angebote, Änderungsanträge, Bestellungen, Zeit- oder Ausgabeneinträge in Ihrem Budget verknüpft werden sollen.

Wählen Sie dazu oben auf dem Bildschirm die Option „Budget-Einstellungen“.

Hier sehen Sie eine Liste all Ihrer vorhandenen Dokumente in diesem Projekt, einschließlich Angebote, Änderungsanträge und Bestellungen.

Standardmäßig wird Ihr Budget Margen in die Berechnungen einbeziehen. Wenn Sie Margen ausschließen möchten, deaktivieren Sie den Schalter neben „Marge“. Bitte beachten Sie: Unabhängig von dieser Einstellung enthalten die in Rechnung gestellten Beträge immer Margen.

Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Status“, um nach dem Dokumentenstatus zu filtern, einschließlich Entwurf, Gesendet, Angenommen, Teilweise bezahlt und Bezahlt. Angebote beinhalten zudem Überfällig, In Rechnung gestellt und Teilweise in Rechnung gestellt.

Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben den betreffenden Dokumenten, um sie in das Budget aufzunehmen. Sobald Sie die relevanten Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf „Speichern“. Ihr Budget zeigt nun eine Kostenaufschlüsselung auf der Grundlage Ihrer Dokumenteninformationen an.

Aus Angebot mit Budget synchronisieren

Eine weitere Möglichkeit, ein Dokument mit Ihrem Budget zu synchronisieren, besteht im Dokument selbst (nur für Angebote verfügbar).

Öffnen Sie dazu das entsprechende Angebot. Am oberen Rand des Dokuments befindet sich das Symbol „Mit Budget synchronisieren“. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie „Mit Budget synchronisieren“, um das Dokument zu Ihrem Projektbudget hinzuzufügen. Um die Synchronisierung des Dokuments zu entfernen, klicken Sie auf „Nicht synchronisieren“. Klicken Sie in die Bestägigungsnachricht unten im Bild, um Ihre Budgetdetails direkt aufzurufen.

Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird das Budgetsymbol in Ihrem Angebot als „Synchronisiert“ angezeigt - dies erscheint auch auf Ihrer Seite „Alle Angebote“, wie unten dargestellt.

Ausgaben zum Projektbudget hinzufügen

Um einen umfassenden Überblick zu Ihrem Projektbudget zu erhalten, müssen Sie auch Ihre Ausgaben bzw. tatsächlichen Kosten eingeben.

Sie können vorhandene Bestellungsdokumente in den Budget-Einstellungen verlinken und Sie können auch Ihre vorhandenen Zeit- und Ausgabeneinträge unter einer bestimmten Position eingeben.

Um eine Ausgabe oder einen Zeiteintrag mit einer bestimmten Position zu verlinken, klicken Sie auf die gewünschte Position in Ihrem Budget.

Hier können Sie zwischen dokumentierten Ausgaben, Zeiteinträgen und Bestellungen für dieses Projekt filtern. Klicken Sie in der Liste auf „Verlinken“, um diese Ausgabe der ausgewählten Position hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Entfernen“, wenn Sie sie entfernen möchten.

Wenn Sie einen bestehenden Eintrag in dieser Liste bearbeiten möchten, klicken Sie einfach auf den Zeiteintrag oder die Ausgabe, die Sie bearbeiten möchten. Es erscheint ein neuer Bearbeitungsbildschirm - nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf „Speichern“.

Sobald Sie alle Zeit- und Ausgabeneinträge fertiggestellt haben, klicken Sie auf „Budgetposten speichern“.

Bitte beachten Sie: Bestellungen werden nur angezeigt, wenn Sie bereits eine Bestellung unter „Budget-Einstellungen“ verknüpft haben. Sie können die Verknüpfung einer Bestellung nur von diesem Bildschirm aus aufheben. Um eine Bestellung hinzuzufügen, gehen Sie zu den Budget-Einstellungen und folgen Sie den obigen Schritten.

Ihr Budget mit anderen teilen

Sobald Sie Ihr Projektbudget erstellt haben, können Sie es über das Kunden-Dashboard direkt mit Ihrem Kunden/Ihrer Kundin teilen. So erhält diese/r in Echtzeit Einblick in die finanzielle Situation des Projekts, einschließlich der Gesamtprojektkosten und der bereits in Rechnung gestellten Beträge.

Sie haben die volle Kontrolle darüber, welche Informationen Sie mit dem Kunden/der Kundin teilen. Sie können festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen, welche Ausgabenbelege geteilt werden sollen und wie detailliert Sie bestimmte Kategorien, Kostengruppen oder Einzelposten darstellen möchten.

Um ein Projektbudget freizugeben, klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Vorschau & teilen“.

Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie auswählen können, was Ihr Kunde/Ihre Kundin sehen soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Elementen, die Sie einbeziehen möchten – wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, kann der Kunde/die Kundin diese Details nicht sehen.

Sie können individuell festlegen, ob Sie Folgendes einbeziehen möchten:

• Bestimmte Spalten
• Margen in veranschlagten Kosten
• Steuern
• Anhänge
• Budgetsummen
• Kategoriesummen
• Aufschlüsselung der Einzelposten

Während Sie Änderungen vornehmen, wird die Budgetvorschau auf der linken Seite aktualisiert, sodass Sie sehen können, was Ihr Kunde/Ihre Kundin sehen wird. Klicken Sie auf „Teilen“, sobald Sie fertig sind.

Im nächsten Fenster wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Veröffentlicht“ und klicken Sie abschließend auf „Speichern“. Sie können diese Einstellung jederzeit ändern.

Ihr Kunde/Ihre Kundin hat nun die Möglichkeit, das Projektbudget im Kunden-Dashboard einzusehen.

Lesen Sie die Artikel Das Kunden-Dashboard anpassen und Das Kunden-Dashboard in der Vorschau ansehen und teilen, um mehr zu erfahren. Sie können auch diesen Artikel lesen, um mehr zur Nutzung der Kunden-Dashboards aus Kundenperspektive zu erfahren.