Kostengruppen in Houzz Pro einrichten

Für Bauunternehmen, die größere Budgets verwalten, sind Kostengruppen ein unverzichtbares Instrument zur Organisation und Nachverfolgung von Projektkosten. Sie sorgen für eine effiziente Buchhaltung in Ihrem gesamten Betrieb, sodass Sie einen klareren Überblick über Ihre Finanzen erhalten.

Wenn Sie Ihre Kostengruppen zu Houzz Pro hinzufügen, können Sie jeden ausgegebenen Euro konsistent nachverfolgen, geschätzte und tatsächliche Kosten einfach vergleichen, Berichte optimieren und die Leistung über Zeiträume hinweg leicht analysieren. Sehen wir uns einmal an, was Kostengruppen sind, wie man sie aktiviert und wie man sie in Houzz Pro integriert.

Was sind Kostengruppen?

Kostengruppen sind Kennzeichnungen – eine Kombination aus Zahlen und wichtigen Projektphasen –, die Ihnen dabei helfen, Projektkosten zu organisieren und nachzuverfolgen. Jede Kostengruppe fungiert als Sammelbehälter oder Ordner, in dem ähnliche Ausgaben an einem Ort zusammengefasst werden. Sie können beispielsweise für jede Projektphase eine eigene Kostengruppe anlegen, darunter Grundstück, Vorbereitende Maßnahmen, Bauwerk, Außenanlagen und mehr. In Deutschland werden die Kostengruppen in der DIN 276 definiert.

Das Ziel von Kostengruppen ist es, Konsistenz zwischen verschiedenen Projekten zu schaffen. Bauunternehmen erstellen in der Regel eine Masterliste mit 80 bis 120 Kostengruppen. Die DIN 276 umfasst 8 Hauptkostengruppen. Die Kostengruppen folgen der Reihenfolge des Bauprozesses, beginnend mit dem Grundstück (100) und endend mit der Finanzierung (800). Nicht jede Kostengruppe wird für jedes Projekt verwendet – wenn Sie beispielsweise Kostengruppen für die Außenanlagen in Ihren Kostengruppen für ein gesamtes Hausprojekt angelegt haben, aber für dieses spezifische Projekt keine Arbeiten an den Außenanlagen vornehmen, werden für das Projekt keine Kostengruppen für die Außenanlagen benötigt. Gleichzeitig sind Kostengruppen standardisiert und werden nicht für ein bestimmtes Projekt erstellt – Experten und Expertinnen verwenden jedes Mal dieselbe Kostengruppenliste und fügen nicht für jedes Projekt neue hinzu.

Kostengruppen vs. Kostenuntergruppen

Bauunternehmen, die mehr Kontrolle über ihre Auftragskosten, Rechnungsstellung und Berichterstellung wünschen, können vom einstufigen Kategoriesystem von Houzz Pro zum fortschrittlicheren Kostengruppensystem wechseln. Im Gegensatz zu Kategorien, die einzelne Posten einfach nach Gewerken oder Phasen gruppieren, verwenden Kostengruppen eine zweistufige Struktur, die der Art und Weise entspricht, wie erfahrene Expert*innen Budgets organisieren und Ist-Werte vor Ort verfolgen. Mit Kostengruppen können Sie jede Phase eines Projekts detaillierter aufschlüsseln, mit Zeiterfassung, Ausgaben und Änderungsanträgen verknüpfen und Berichte erstellen, die Ihnen einen echten Einblick in die Rentabilität geben. Dies ist eine bahnbrechende Neuerung für Teams, die bereits mit einer Buchhaltung zusammenarbeiten, oder für diejenigen, die bereit sind, ihre Abläufe mit phasenbasierter Rechnungsstellung und einer detaillierteren Nachverfolgung der Auftragskosten zu skalieren.

Struktur der Kostengruppen

Das Kostengruppensystem bestehen aus zwei Ebenen - Kostengruppen und Kostenuntergruppen.

Eine Kostengruppe ist die übergreifende Gruppe, die nach Projektphasen gegliedert ist, wie Vorbereitende Maßnahmen und Bauwerk - Baukonstruktionen. Sie fassen Untergruppen zusammen.

Die Kostenuntergruppe ist eine spezifischere Gruppierung, die unter einer übergeordneten Kostengruppe gespeichert ist, wie z. B. Baugrube/Erdbau (310), Gründung/Unterbau (320) und Außenwände (330).

Kostengruppen und Kostenuntergruppen bilden zusammen die Kostengruppen nach DIN 276 – Kostengruppen sind die Hauptschubladen im Aktenschrank, während Kostenuntergruppen die Ordner in den einzelnen Schubladen sind.

Angebote mit Kostengruppen vs. Untergruppen

Wenn Sie in Houzz Pro Kostengruppen einrichten, müssen Sie sich entscheiden, ob Sie Ihre Angebote nach Kostengruppen oder Kostenuntergruppen erstellen möchten. Wahrscheinlich verwenden Sie bereits eine der beiden Methoden für Ihre Angebote. Hier sind die wichtigsten Unterschiede, die Ihnen bei der Entscheidung helfen sollen, welche Methode für Ihre Angebotserstellung besser geeignet ist.

Angebote mit Kostengruppen

• Höhere Ebene, weniger detailliert
• Erstellen Sie Angebote für die Kostengruppe und weisen Sie der Gruppe einen Betrag zu, ohne jede einzelne Untergruppe aufzuschlüsseln. (Beispiel: 200 Vorbereitende Maßnahmen — 8.000 €)
• Wird häufig von Expert*innen verwendet, die auf der Grundlage von Daten aus früheren Projekten oder frühen Angeboten für schlüsselfertige Arbeiten Angebote erstellen

Angebote mit Kostenuntergruppen

• Detaillierterer und präziserer Ansatz
• Gliedert Kostengruppen in detaillierte Kosten auf, einschließlich spezifischer Material- und Arbeitspositionen (Beispiel: Sicherungsmaßnahmen, Abbruchmaßnahmen, Altlastenbeseitigung etc.)

Wer verwendet Kostengruppen?

Kostengruppen werden hauptsächlich von Bauunternehmen für Neubau und Renovierungen verwendet, die große Projekte mit detaillierten Budgets verwalten.

Bitte beachten Sie: Da Kostengruppen Auswirkungen auf die Buchhaltung und die gesamte Finanzorganisation Ihres Unternehmens haben, sollten Sie vor ihrer erstmaligen Verwendung Ihre Buchhaltung konsultieren. Kostengruppen sind für Unternehmen gedacht, die mit ihnen vertraut sind und aktiv Auftragskosten für ihre Projekte berechnen.

Kostengruppen aktivieren

Wenn Sie zum ersten Mal Kostengruppen in Houzz Pro verwenden, müssen Sie diese zunächst aktivieren. Die Aktivierung von Kostengruppen wirkt sich nur auf zukünftige Projekte aus, nicht auf bestehende Projekte.

Klicken Sie zunächst auf das Unternehmenssymbol in der linken Navigationsleiste und wählen Sie dann „Kategorien” aus dem Menü aus. Wählen Sie oben auf der Seite die Option „Kostengruppen einrichten” aus.

Es erscheint ein neues Fenster. In Schritt 1 können Sie eine der folgenden Optionen wählen:

• Neue Kostengruppen erstellen oder importieren: Mit dieser Option können Sie eine vorhandene Liste mit Kostengruppen importieren oder manuell eine neue Liste von Kostengruppen erstellen. Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle vorhandenen Kategorien, die Sie derzeit verwenden, archiviert. Außerdem werden alle Ihre Elemente in „Meine Elemente” aus ihren Kategorien entfernt – Sie müssen diese Elemente dann erneut Kostengruppen zuweisen (weitere Informationen finden Sie hier).
• Aktuelle Kategorien als Kostengruppen verwenden: Diese Option verwendet Ihre bestehenden Kategorien in Houzz Pro, und Sie können diesen Kategorien Kostengruppen hinzufügen. Dies ist die beste Option, wenn Sie bereits Kostengruppen zu Ihren bestehenden Kategorien hinzugefügt haben.

In Schritt 2 wählen Sie die Standardeinstellungen für die Angebotserstellung aus (lesen Sie dazu mehr im Abschnitt oben „Angebote mit Kostengruppen vs. Untergruppen“). Ihre Optionen sind:

• Angebote mit Kostengruppen: Preise auf Ebene der Gesamtbeträge (weniger detailliert)
• Angebote mit Kostenuntergruppen: Positionsbezogene Preisaufschlüsselung (detaillierter)

Wählen Sie die bevorzugte Option aus und klicken Sie anschließend auf „Kostengruppen aktivieren“.

Wenn Sie „Neue Kostengruppen erstellen oder importieren“ wählen, können Sie:

• Meine bestehenden Kostengruppen: Eine Liste Ihrer eigenen Kostengruppen importieren
• Houzz Pro Kostengruppen (DIN 276): Alle Kostengruppen nach DIN 276 in Ihr System laden
• Neue Kostengruppen erstellen: Klicken Sie das X oben rechts im Fenster, um zur Kostengruppen-Seite zurückzugelangen und manuell einzelne Kostengruppen hinzuzufügen.

Kostengruppen importieren

Wenn Sie „Meine vorhandenen Kostengruppen“ auswählen, müssen Sie eine Datei mit den vorhandenen Kostengruppen hochladen, die Sie zu Houzz Pro hinzufügen möchten. Klicken Sie zunächst auf „Vorlage herunterladen“, um sicherzustellen, dass Ihre Datei das richtige Format hat.

Öffnen Sie die Vorlage und geben Sie Ihre Kostengruppen-Daten in die entsprechenden Felder ein oder kopieren Sie die Formatierung der Vorlage in Ihre eigene Datei.

Bitte beachten Sie:

• jeder Eintrag muss die erforderlichen Felder haben: Gruppennummer, Name der Kostengruppe, Untergruppennummer, Name der Untergruppe
• die Datei ist im Excel- oder CSV-Format
• die Datei hat maximal 500 Einträge

Speichern Sie die fertige Datei als CSV- oder Excel-Datei. Klicken Sie im Importbildschirm auf „Durchsuchen“ und fügen Sie die Datei hinzu oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Feld.

Wenn der Vorgang erfolgreich war, wird eine Meldung angezeigt, in der angegeben ist, wie viele Zeilen das System in Ihrer Datei erkannt hat. Klicken Sie auf „Weiter“.

Im nächsten Schritt müssen Sie die Spalten Ihrer Datei den Feldern von Houzz Pro zuordnen. Überprüfen Sie die Zuordnungen, um sicherzustellen, dass Ihre Spalten den richtigen Feldern von Houzz Pro zugeordnet sind. Es werden nur die Spalten importiert, die Sie zugeordnet haben. Sie können im Dropdown-Menü die Option „Ignorieren“ auswählen, um den Import bestimmter Spalten zu überspringen. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben.

Prüfen Sie die Zusammenfassung Ihrer Kostengruppendetails und klicken Sie abschließend auf „Importieren“.

Wenn Ihre Datei erfolgreich importiert wurde, wird eine Bestätigung angezeigt, wie viele Datensätze erfolgreich importiert wurden. Klicken Sie auf „Fertig“, um zur Kostengruppen-Seite zurückzukehren.

Houzz Pro Kostengruppen nach DIN 276

Wenn Sie „Houzz Pro Kostengruppen“ auswählen, können Sie aus einer Liste mit allen Kostengruppen nach DIN 276 auswählen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den entsprechenden Kostengruppen – Sie können jede Kostengruppe oder jede Kostenuntergruppe, die Sie entfernen möchten, deaktivieren. Wählen Sie „Alle einklappen“, um nur die übergeordneten Kostengruppen und nicht die spezifischeren Kostenuntergruppen anzuzeigen. Mit „Alle ausklappen“ können Sie alles auf einmal anzeigen.

Nachdem Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Kostengruppen ausgewählt haben, wählen Sie „Ausgewählte Kostengruppen importieren“. Wir empfehlen Ihnen, alle Kostengruppen nach DIN 276 zu importieren, um spätere Komplikationen wegen fehlender Kostengruppen zu vermeiden.

Neue Kostengruppen erstellen

Wenn Sie sich dazu entschließen, alle Ihre Kostengruppen manuell direkt in Houzz Pro zu erstellen, ist dies ebenfalls möglich.

Gehen Sie dazu zunächst auf die Seite „Kostengruppen“ und geben Sie die Kostengruppennummer und den Gruppennamen ein, die Sie erstellen möchten. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Der neue Gruppenname erscheint in Ihrer Liste der Kostengruppen. Um weitere Untergruppen hinzuzufügen, klicken Sie auf „Untergruppe hinzufügen“.

Geben Sie die Untergruppennummer sowie den Namen ein und klicken Sie auf „hinzufügen“.

Sie können nun weitere Kostengruppen und Untergruppen hinzufügen, bis Ihre Liste komplett ist.

Kostengruppen löschen

Wenn Sie eine Kostengruppe oder einen Kostenuntergruppe löschen möchten (unabhängig davon, wie diese hinzugefügt wurden), können Sie dies auf der Seite „Kostengruppen“ tun.

Suchen Sie zunächst die entsprechende Kostengruppe oder Untergruppe, die Sie entfernen möchten. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten auf der rechten Seite und wählen Sie „Archivieren“.

Diese Kostengruppe oder Untergruppe wird nun aus Ihrer aktiven Liste der Kostengruppen entfernt – das bedeutet, dass Sie sie nicht mehr in Finanzdokumenten oder anderen Houzz Pro-Funktionen verwenden können.

Wenn Sie die Kostengruppe wieder aktivieren möchten, suchen Sie den Filter „Ansehen“ oben auf der Seite „Kostengruppen“ und wählen Sie dann „Archiviert“ aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten auf der rechten Seite der entsprechenden Kostengruppe und wählen Sie dann „Wiederherstellen“.

Die Kostengruppe ist nun wieder aktiviert und Sie können sie in Dokumenten und anderen Funktionen verwenden.

Kostengruppen deaktivieren

Wenn Sie Kostengruppen aktivieren und feststellen, dass diese für Ihr Unternehmen nicht geeignet sind, können Sie das Kostengruppensystem vollständig deaktivieren. Dadurch werden alle Kostengruppennummern aus zukünftigen Projekten entfernt, was jedoch keine Auswirkungen auf bestehende Projekte hat, die bereits Kostengruppen verwenden.

Bitte beachten Sie: Ein Hin- und Herwechseln zwischen Kostengruppen wird nicht empfohlen, da dies Auswirkungen auf die Dokumentenorganisation und Ihre Buchhaltungs- und/oder Rechnungsunterlagen haben könnte.

Um Kostengruppen zu deaktivieren, klicken Sie auf das Unternehmenssymbol in der linken Navigationsleiste und wählen Sie dann „Kostengruppen” im Menü aus. Wählen Sie auf der Seite „Kostengruppen” aus dem Dropdown-Menü „Aktionen” die Option „Kostengruppen deaktivieren” aus.

Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie bestätigen müssen, dass Sie die Kostengruppen deaktivieren möchten. Klicken Sie auf „Kostengruppen deaktivieren“, um fortzufahren.

Ihr Konto wird nun wieder auf das normale Kategoriesystem ohne Kostengruppen umgestellt.

Kostengruppen in Houzz Pro verwenden

Sobald Sie Ihre Kostengruppenliste erstellt haben, können Sie Kostengruppen in Houzz Pro verwenden – in Finanzdokumenten, Bemusterungsplänen und Budgets. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Standardmäßig sind die Kostengruppen-Zugriffe für alle Teammitglieder aktiviert. Damit können sie Kostengruppen erstellen, bearbeiten oder löschen. Wenn Sie den Zugriff für bestimmte Teammitglieder deaktivieren möchten, lesen Sie diesen Artikel, um weitere Informationen zu erhalten.