Unternehmensdateien verwenden
Mit den Unternehmensdateien steht Ihnen eine zentrale Sammlung für unternehmensweite Dokumente zur Verfügung, die nicht zu einem bestimmten Projekt gehören. Speichern und organisieren Sie wichtige Unternehmensressourcen – wie Lizenzen, Versicherungsnachweise, Markenelemente, Einarbeitungsunterlagen, interne Richtlinien oder Teamdokumente – und machen Sie diese in Ihrem gesamten Houzz Pro-Konto für Ihr gesamtes Team leicht zugänglich.
Anstatt dieselben Dateien jedes Mal neu hochzuladen, wenn Sie einen neuen Auftrag beginnen, laden Sie sie einfach einmal hoch und greifen Sie bei Bedarf darauf zu. Die Unternehmensdateien funktionieren genau wie die Dateien in Projekten/Anfragen und ermöglichen es Ihnen, Dokumente in Ordnern zu organisieren, eine Vorschau der Dateien anzuzeigen sowie einzelne Dateien an einem zentralen Ort zu bearbeiten oder zu verwalten.
Bitte beachten Sie: Standardmäßig haben alle neuen Teammitglieder, die mit den Funktionen „Super-Admin“, „Admin“, „Team vor Ort“ oder „Design-Team“ hinzugefügt werden, Zugriff auf alle Unternehmensdateien. Sie können die Berechtigungen für Unternehmensdateien auf der Berechtigungsseite des jeweiligen Teammitglieds verwalten und ändern sowie den Zugriff bei Bedarf jederzeit widerrufen. Weitere Informationen zum Anpassen von Berechtigungen finden Sie hier.
Auf Unternehmensdateien zugreifen
Um auf Ihre Unternehmensdateien zuzugreifen, klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf das Unternehmenssymbol und wählen Sie anschließend im Menü die Option „Unternehmensdateien“ aus.
Die Seite mit Ihren Unternehmensdateien ist zunächst leer. Klicken Sie auf „Dateien hochladen“ oder „Ordner erstellen“, um loszulegen.
Dateien hochladen
Wenn Sie unter „Unternehmensdateien“ die Option „Dateien hochladen“ auswählen, können Sie entweder lokale Dateien von Ihrem Computer auswählen oder diese über Google Drive hochladen. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen. Zu den unterstützten Dateitypen gehören: Bilder, Videos, PDF-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Textdateien.
Profi-Tipp: Wenn Sie Dateien von Ihrem Computer hinzufügen möchten, können Sie mehrere Dateien gleichzeitig per drag-and-drop direkt auf die Seite „Unternehmensdateien“ ziehen.
Dateien anhängen
In Houzz Pro gibt es zahlreiche Stellen, an denen Sie vorhandene Unternehmensdateien anhängen oder neue hochladen können, darunter:
- Projekte und Anfragen
- Finanzdokumente (Angebote, Rechnungen etc.)
- Bemusterungspläne
- Tagesprotokolle
- Aufgaben
Suchen Sie im Bereich „Dateien & Fotos“ sowohl bei Projekten als auch bei Anfragen im Dropdown-Menü „Dateien hochladen“ nach den Unternehmensdateien.
Achten Sie bei Dokumenten, Tagesprotokollen, Aufgaben sowie Zeit- und Ausgabeneinträgen auf das Anhangssymbol oder den Bereich „Dateien anhängen“.
In Gestaltungs- und Bemusterungstools suchen Sie nach dem Icon „Dateien“, um neue und bestehende Dateien hinzuzufügen.
Anschließend können Sie eine Datei aus Ihrer Unternehmensdateisammlung auswählen. Dabei wird die Datei in Ihre Projektdateien kopiert und von dort aus verwendet (beispielsweise in Dokumenten, Bemusterungsplänen usw.). Wir fügen keine Dateien direkt aus den Unternehmensdateien als Anhang hinzu – stattdessen wird immer eine Kopie innerhalb des Projekts oder der Anfrage erstellt, um sicherzustellen, dass im jeweiligen Kontext die richtige Version verwendet wird.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie keinen Zugriff auf Unternehmensdateien haben, wird diese Option nicht angezeigt, und Sie können bei der Arbeit an Projekten, Anfragen oder anderen Objekten keine Unternehmensdateien verwenden.
Mit Dateien organisieren
Sie können Ordner und sogar Ordner innerhalb von Ordnern erstellen, um Ihre Unternehmensdokumente übersichtlich zu organisieren. Klicken Sie einfach oben rechts auf der Seite auf „Ordner erstellen“, geben Sie einen Ordnernamen ein und klicken Sie dann auf „Erstellen“. Wählen Sie bei jedem Ordner das Symbol mit den drei Punkten aus, um ihn zu öffnen, zu verschieben, als Favorit zu markieren, umzubenennen oder zu löschen.
Dateien suchen und filtern
Suchen Sie nach einem Datei- oder Ordnernamen oder filtern Sie nach Upload-Datum oder Dateityp. Sie können außerdem die Option „Nur mit Stern markierte anzeigen“ aktivieren, um die Liste auf Ihre Favoritendateien einzugrenzen.
Dateiansicht anpassen
Mithilfe der Symbole oben rechts können Sie ganz einfach zwischen der Listen- und der Rasteransicht Ihrer Dateien wechseln.
Listenansicht: Sie erhalten einen schnellen Überblick über alle relevanten Informationen zu jedem Eintrag, darunter, wer die Datei hinzugefügt hat, wann sie hochgeladen wurde, den Dateityp und die Dateigröße. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Dateien nach dieser Kategorie zu sortieren.
Rasteransicht: Sie sehen größere Vorschaubilder der einzelnen Dateien, sodass Sie sich einen Überblick verschaffen können, ohne jede Datei einzeln öffnen zu müssen. Über das Menü „Sortieren“ oben rechts können Sie die Dateien in der Rasteransicht nach Upload-Datum sortieren (vom ältesten zum neuesten oder vom neuesten zum ältesten).
Dateivorschau
Klicken Sie einfach auf eine Datei, um deren Vorschau zu öffnen. Oben in der Vorschau haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Fügen Sie eine Datei mit dem Stern-Icon zu Ihren Favoriten hinzu.
- Laden Sie eine Datei über das Herunterladen-Icon herunter.
- Wählen Sie das „i“-Symbol aus, um Dateidetails wie das Hochladedatum, das Datum der letzten Änderung, den Dateibesitzer, den Dateityp, die Dateigröße und den Speicherort der Datei anzuzeigen.
- Tippen Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um die Datei zu verschieben, zu duplizieren, die Markierung als Favorit zu entfernen oder zu setzen, umzubenennen oder zu löschen.
Bitte beachten Sie: Anders als bei Dateien in Projekten können Sie zu Unternehmensdateien keine Kommentare hinzufügen.
Auf gelöschte Dateien zugreifen
Wenn Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Papierkorb“ klicken, können Sie jederzeit auf gelöschte Dateien zugreifen.
Wenn Sie mit der Maus über eine gelöschte Datei fahren, wird das Symbol mit den drei Punkten angezeigt, über das Sie weitere Aktionen aufrufen können, z. B. die Datei wiederherstellen oder endgültig löschen. Sie können auch mehrere Dateien auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen links neben jeder Datei aktivieren, und diese dann mithilfe der Schaltflächen unten gesammelt wiederherstellen oder löschen.