E-Mail-Vorlagen beim Versenden von Bemusterungsplänen verwenden
Wenn Sie einen Bemusterungsplan an Ihre Kund*innen senden, können Sie eine individuelle Nachricht in den E-Mail-Text einfügen. Wenn Sie wiederholt dieselbe Nachricht für Ihre Bemusterungspläne verwenden, können Sie Vorlagen für diese E-Mails erstellen und verwenden, um Zeit zu sparen.
Auf E-Mail-Vorlagen zugreifen
Um auf die E-Mail-Vorlagen Ihrer Bemusterungspläne zuzugreifen, öffnen Sie einen Bemusterungsplan, klicken oben rechts neben „Vorschau und teilen“ auf den Pfeil und wählen „Teilen“. Im sich öffnenden Fenster klicken Sie nun auf „Meine Vorlagen“ in der unteren rechten Ecke des Nachrichtenbereichs. Sie könne auch zuerst auf „Vorschau und teilen“ und anschließend in der Vorschau über „Teilen“ zum gleichen Fenster gelangen.
Daraufhin werden Ihre E-Mail-Vorlagen geöffnet, in denen Sie E-Mail-Vorlagen erstellen, suchen, bearbeiten und löschen können. Hier können Sie auch E-Mail-Vorlagen als Projekt- oder Unternehmensstandards festlegen.
Neue E-Mail-Vorlage für Bemusterungspläne erstellen
Um eine E-Mail-Vorlage für Ihre Bemusterungspläne zu erstellen, klicken Sie auf „Neu erstellen“ oben rechts oder, für Ihren ersten Bemusterungsplan, auf „Neue Vorlage erstellen“ in der Mitte des Fensters. Geben Sie dann einfach einen Titel (z. B.: E-Mail-Vorlage für Bemusterungspläne) und die Nachricht ein.
In den Vorlageninhalt können Sie Platzhalter einfügen, das heißt die automatische Generierung von Elementen wie dem Namen Ihres Kunden/Ihrer Kundin, Ihrem Unternehmensnamen oder anderen. Zum Beispiel: „Hallo, [Vorname des Kontakts]“, wie im Text in der Abbildung unten gezeigt. Auf diese Weise können Sie den E-Mails eine persönliche Note verleihen, ohne jedes Mal die Namen eintippen zu müssen.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage als Standard für das Projekt festzulegen – klicken Sie einfach auf „Als Projektstandard“ festlegen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Für alle Bemusterungspläne“. Wenn Sie eine Vorlage als Projektstandard festlegen, werden die E-Mail-Nachrichten früherer Projekte nicht überschrieben.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“, um diese Nachricht als eine Ihrer E-Mail-Vorlagen für die künftige Verwendung zu speichern, oder klicken Sie auf „Speichern und hinzufügen“, um sie als eine Ihrer E-Mail-Vorlagen zu speichern und sie auf das aktuelle Dokument anzuwenden.
E-Mail-Vorlage als Projektstandard festlegen, bearbeiten oder löschen
Sie können eine E-Mail-Vorlage jederzeit als Projektstandard festlegen, sie später bearbeiten oder löschen, indem Sie das Fenster der E-Mail-Vorlagen öffnen und auf die drei Punkte klicken, die rechts erscheinen, wenn Sie mit der Maus über den Eintrag hovern.
Vorlagen als Unternehmensstandard festlegen
Um Unternehmensvorlagen festzulegen, die dann als Standardvorlagen für alle Projekte gelten, klicken Sie oben im Fenster der E-Mail-Vorlagen auf „Unternehmensstandards festlegen“.
Hier können Sie die Unternehmensstandards für AGBs, Memos und E-Mails festlegen. Klicken Sie für Ihre E-Mail-Vorlage für Bemusterungspläne auf „Vorlagen für E-Mails“, um den Bereich zu erweitern, und öffnen Sie dann die Dropdown-Liste „Vorlagen für Bemusterungspläne“, um die Vorlage auszuwählen, die Sie hier verwenden möchten.
Diese Vorlage wird dann in allen Bemusterungsplänen für alle Projekte Ihres Unternehmens angezeigt. Sie können diese Einstellungen jederzeit in dem Fenster für Standar-Unternehmensvorlagen ändern.