E-Mail-Vorlagen zum Versenden von Dokumenten nutzen
Wenn Sie Dokumente an Kund*innen senden, können Sie dabei eine Nachricht für die E-Mail-Nachricht einfügen. Wenn Sie für bestimmte Dokumente immer wieder die gleichen Nachrichten verwenden, können Sie Vorlagen für diese E-Mails erstellen und verwenden, um Zeit zu sparen.
Auf Ihre E-Mail-Vorlagen zugreifen
Öffnen Sie ein Dokument, das den Status „Entwurf“ hat und gehen Sie zur Ansicht „Vorschau und teilen“, um auf Ihre E-Mail-Vorlagen zuzugreifen. Klicken Sie oben rechts auf „Senden“ und wählen Sie „Meine Vorlagen“ unten rechts im Nachrichtenbereich.
Über den Button öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Vorlagen erstellen, suchen, bearbeiten und löschen können. Hier können Sie auch E-Mail-Vorlagen für das Projekt oder für das Unternehmen als Standard festlegen.
Neue E-Mail-Vorlage erstellen
Klicken Sie auf den „Neu erstellen“-Button oben rechts oder, wenn Sie noch keine Vorlagen erstellt haben, auf „Neue Vorlage erstellen“ in der Mitte des Fensters. Geben Sie einen Titel und die Nachricht ein.
Sie können in der Vorlage Platzhalter einfügen, die automatisch für den Kund*innennamen, den Namen Ihres Unternehmens oder andere Werte stehen. Zum Beispiel „Hallo [Contact Full Name]“, wie Sie unten im Bild sehen können. So können Sie Ihren Nachrichten eine persönliche Note verleihen ohne jedes Mal den Namen eintragen zu müssen.
Sie können zudem E-Mail-Vorlagen als Standard für das Projekt auswählen und festlegen, für welche Dokumente (Angebote, Rechnungen, Vorschusszahlungen oder Bestellungen) diese angewendet werden sollen. Wenn Sie eine Vorlage als Projektstandard festlegen, werden die Nachrichten aus vergangenen Projekten nicht überschrieben.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“, um diese Nachricht als Vorlage speichern oder klicken Sie auf „Speichern und hinzufügen“, um die Vorlage direkt für das aktuelle Dokument einzusetzen.
E-Mail-Vorlagen als Projektstandard festlegen, bearbeiten oder löschen
Sie können eine E-Mail-Vorlage auch später als Projektstandard festlegen, diese bearbeiten oder löschen, indem Sie das Vorlagen-Fenster öffnen und auf die drei Punkte klicken, die erscheinen, wenn Sie über eine Vorlage mit der Maus hovern.
Vorlagen als Unternehmensstandard festlegen
Um eine Vorlage als Unternehmensstandard festzulegen, die dann als Standardvorlage für alle Projekte gilt, klicken Sie im oberen Bereich des Vorlagen-Fensters auf „Unternehmensstandards festlegen“.
Hier können Sie Standardvorlagen für AGB, Memos oder E-Mails festlegen. Wählen Sie einfach aus, welche Vorlage Sie als Standard für Ihr Unternehmen in den gewählten Bereichen und Dokumentarten festlegen möchten.
Diese Vorlage wird anschließend ab dem Zeitpunkt automatisch für alle Dokumente, die Sie ausgewählt haben, in allen Projekten angewendet. Sie können diese Einstellungen jederzeit in diesem Fenster bearbeiten.