Den Bemusterungstracker verwenden und anpassen

Der Houzz Pro Bemusterungstracker ist eine zentrale Anlaufstelle, an der Sie alle Finanz- und Bemusterungsinformationen finden, und den Status aller Produkte und Dienstleistungen in Ihrem Projekt einsehen können, einschließlich der zugehörigen Dokumente wie Rechnungen oder Bestellungen. Der Bemusterungstracker ist eine vollständig anpassbare Tabelle, in der Sie eigene Spalten erstellen und auswählen können, welche Details Sie anzeigen möchten. Anschließend können Sie die Tabelle exportieren, um sie mit Teammitgliedern, Anbietern, Subunternehmen oder Kund*innen zu teilen. Lesen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung unten, um mehr über alle Funktionen des Trackers zu erfahren.

Auf den Tracker zugreifen

Um auf den Bemusterungstracker eines Projekts zuzugreifen, rufen Sie die Projektübersichtsseite auf und klicken Sie im linken Menü unter dem Abschnitt „Planung“ auf „Bemusterungstracker“.

Sie können auch über den Bemusterungsplaner auf den Tracker zugreifen, indem Sie oben den entsprechenden Reiter auswählen.

Alle Bemusterungstracker

Um schnell zwischen Projekten zu wechseln und die Bemusterung zu verfolgen, können Sie die Seite „Alle Bemusterungstracker“ aufrufen, die Sie im Bereich „Planung“ unter dem Suchsymbol in der linken Navigationsleiste finden. Wählen Sie über das Dropdown-Menü oben rechts auf der Seite ein Projekt aus, um den entsprechenden Tracker anzuzeigen.

Ansichten wechseln

Ihr Tracker verfügt über voreingestellte Ansichten und bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, eigene Ansichten zu erstellen, sodass Sie die gewünschten Informationen ganz einfach finden können.

Voreingestellte Ansichten

Die vier voreingestellten Ansichten – „Planung“, „Finanzen“, „Beschaffung“ und „Alle“ – sind unternehmensweite Ansichten, mit denen Sie Informationen je nach Projektphase schnell filtern können.

Um die Ansicht zu wechseln, klicken Sie einfach oben im Tracker auf die gewünschte Ansicht. Die Spalten werden automatisch aktualisiert und zeigen die für die jeweilige Ansicht relevanten Informationen an. Wenn Sie den Tracker das nächste Mal öffnen, wird die zuletzt verwendete Ansicht angezeigt.

Eigene Ansichten erstellen

Zusätzlich zu den voreingestellten Ansichten können Sie im Bemusterungstracker eigene Ansichten für den persönlichen oder unternehmensweiten Gebrauch erstellen.

Hinweis: Nur Teammitglieder, für die die Berechtigung „Ansichten in Bemusterungstracker anpassen“ aktiviert ist, können Unternehmensansichten erstellen und bearbeiten.

Klicken Sie dazu oben auf der Seite auf „Ansicht erstellen“. Wenn Sie keine Berechtigungen für Unternehmensansichten haben, erstellen Sie eine persönliche Ansicht. Wenn Sie Berechtigungen zum Erstellen von Unternehmensansichten haben, wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie „Meine Ansicht“ (diese ist nur für Sie bei Ihrem persönlichen Login sichtbar) oder „Teamansicht“ (alle Teammitglieder haben Zugriff auf diese Ansicht) auswählen können.

Geben Sie einen Namen für die benutzerdefinierte Ansicht ein und drücken Sie Enter. Es öffnet sich das Modalfenster „Ansicht anpassen“, in dem Sie Spalten ein- und ausblenden, neue Felder hinzufügen und die Spaltenreihenfolge für die neue Ansicht anpassen können. Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie fertig sind. Weitere Informationen zu diesem Modalfenster finden Sie im Abschnitt „Spalten anpassen“ weiter unten.

Ihre benutzerdefinierten Ansichten werden neben den voreingestellten Ansichten angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“, um alle Ansichten anzuzeigen, einschließlich persönlicher und voreingestellter/unternehmensweiter Ansichten (gekennzeichnet durch ein Gebäudesymbol).

Sie können mit der Maus über eine Ansicht fahren und auf die drei Punkte klicken, um das Aktionsmenü zu öffnen. Dort können Sie die Ansicht „Zu Team verschieben“ (eine persönliche Ansicht für Teammitglieder verfügbar machen), „Umbenennen“, „Duplizieren“, „Anpassen“ oder „Löschen“. Nur Teammitglieder mit den entsprechenden Berechtigungen können Aktionen für benutzerdefinierte Unternehmensansichten ausführen.

Sie können die Reihenfolge der Ansichten ändern, indem Sie die sechs Punkte auf der linken Seite verwenden, um sie per Drag-and-Drop an die gewünschte Position zu verschieben.

Ansichten und Spalten anpassen

Um die Ansichten Ihres Bemusterungstracker anzupassen, können Sie gewünschte Informationen ein- oder ausblenden und die Reihenfolge ihrer Ansicht anpassen. Diese Funktion steht Ihnen in Ihren eigenen Ansichten sowie in voreingestellten Ansichten und Teamansichten zur Verfügung, sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Klicken Sie dazu oben rechts auf das Symbol „Ansicht anpassen“ oder öffnen Sie das Menü mit den drei Punkten neben einem Ansichtsnamen und wählen Sie „Anpassen“.

Das Modalfenster „Ansicht anpassen“ wird angezeigt und ist auf die Ansicht eingestellt, in der Sie sich gerade befinden. Um eine andere Ansicht anzupassen, klicken Sie auf den Zurück-Pfeil neben dem Namen der Ansicht und wählen Sie eine neue Ansicht aus.

Um Informationen ein- oder auszublenden, verwenden Sie die Umschaltflächen auf der rechten Seite. Um eine ganze Gruppe von Informationen schnell ein- oder auszublenden, verwenden Sie die Umschaltfläche neben dem Namen der Hauptspalte (Details, Beschreibung, Status usw.).

Neue Spalte/ neues Feld erstellen

Um ein neues Feld in der Spalte „Zusätzliche Informationen“ anzulegen, klicken Sie oben in der Umschaltleiste auf „+ Neues Feld hinzufügen“.

Geben Sie den gewünschten Feldnamen ein, wählen Sie den Feldtyp aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Das neue Feld wird am Ende der Liste unter „Zusätzliche Informationen“ hinzugefügt.

Sie können auch schnell ein neues Feld hinzufügen, indem Sie auf das Pluszeichen (+) oder auf „+ Neues Feld hinzufügen“ in einem leeren Feld in der Spalte „Zusätzliche Informationen“ klicken.

Zeilenabstand anpassen

Der Standard-Zeilenabstand im Tracker ist auf „Erweitert“ eingestellt. Dabei werden drei Felder vertikal übereinander in einer einzigen Spalte angezeigt, wodurch die Übersicht über Produkt- oder Dienstleistungsdetails verbessert und das horizontale Scrollen auf ein Minimum reduziert wird. Für eine breitere Ansicht können Sie den Zeilenabstand auf „Schmal“ umstellen, wodurch alle Felder nebeneinander angezeigt werden.

Einträge vertikal neu anordnen

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Einträge im Tracker individuell zu sortieren, indem Sie sie vertikal an die von Ihnen gewünschten Positionen verschieben. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü „Sortieren nach“ oben im Tracker die Option „Individuell“ aus. Im diesem Modus können Sie die Einträge mithilfe der sechs Punkte links neben jedem Eintrag vertikal in die gewünschte Reihenfolge ziehen. Diese benutzerdefinierte Reihenfolge bleibt erhalten, sodass Sie jederzeit zum Modus „Individuell“ zurückkehren können, um Ihre personalisierte Ansicht anzuzeigen.

Elemente zum Tracker hinzufügen

Im Tracker eines Projekts werden automatisch alle Elemente angezeigt, die einem Dokument für dieses Projekt hinzugefügt wurden, wie beispielsweise ein Angebot oder eine Rechnung, sowie Elemente, die einem Moodboard oder einem Bemusterungsplan hinzugefügt wurden.

Um Elemente oder Platzhalter zu Ihrem Bemusterungstracker hinzuzufügen, die nicht mit einem Dokument oder einem Bemusterungsplan verknüpft sind, klicken Sie auf eine der Optionen im rechten Bereich:

Meine Elemente: Verwenden Sie „Meine Elemente“, um Ihre Sammlung zu öffnen und aus Ihren Produkten, Dienstleistungen oder Platzhaltern auszuwählen. Sie können auf die Schaltfläche „Erstellen“ klicken, um manuell ein neues Element oder einen Platzhalter hinzuzufügen, oder die Filter- und Suchoptionen nutzen, um ein Produkt schnell nach Name, Anbieter oder Kategorie zu finden.

Sie können diese Entwurfselemente, die Sie dem Tracker hinzugefügt haben, in Dokumente umwandeln, sobald Sie bereit sind – erfahren Sie mehr in diesem Artikel.

Elemente im Tracker bearbeiten

Sie haben zwei Möglichkeiten, um die Produktdetails zu bearbeiten.

Direkt im Feld bearbeiten

• Bearbeiten Sie die Angaben direkt im Tracker, sofern dies möglich ist. Klicken Sie einfach auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten, und geben Sie den neuen Wert ein oder wählen Sie die gewünschte Option aus. Bei Textfeldern drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf das Häkchen, um die Änderung zu speichern.

• Auch Elemente mit vorhandenen Anhängen können direkt im Eintrag verwaltet werden. Klicken Sie einfach auf das Anhangssymbol, um eine Vorschau anzuzeigen, Dateien umzubenennen, herunterzuladen, zu löschen oder weitere hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

In der Übersicht bearbeiten

• Klicken Sie auf das „i“-Symbol ganz links neben einem Element, um die Übersicht zu öffnen. Hier sehen Sie alle Details zum Element, einschließlich aller Bemusterungspläne oder Dokumente, denen das Element zugeordnet ist.
• Öffnen Sie die einzelnen Abschnitte, um alle Details zum Produkt zu bearbeiten, von Finanzdaten über die Auftragsverfolgung bis hin zu Anhängen und mehr.

Mehrere Einträge auf einmal bearbeiten

Sie können bestimmte Angaben für mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten, beispielsweise den Bestellstatus, Termine, Verantwortliche und Notizen. Dies ist besonders praktisch für Einträge, die denselben Lieferanten haben oder in derselben Bestellung sind.

Wählen Sie dazu die Einträge aus, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie das Kontrollkästchen links neben jedem Eintrag anklicken, und klicken Sie dann im Menü, das am unteren Rand des Trackers erscheint, auf „Bearbeiten“.

Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster, in dem Sie alle Details eintragen können. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Sendungsverfolgung und -status

Behalten Sie den Überblick über Ihre Bestellungen, indem Sie den Bestellstatus für jeden Artikel auf dem neuesten Stand halten. Sie können den Bestellstatus direkt im Tracker im Abschnitt „Bestellverfolgung“ oder in der Übersicht eines Eintrags bearbeiten. Wählen Sie aus einer Liste von System-Status aus dem Dropdown-Menü aus oder erstellen Sie eigene Status, indem Sie unten in der Liste auf „+ Neuer Status“ klicken. Sie können eigene Status direkt über das Dropdown-Menü löschen oder bearbeiten.

Beachten Sie, dass sich Änderungen am Bestellstatus eines Artikels im Tracker auch auf die mit diesem Artikel verknüpfte Bestellung auswirken und umgekehrt.

Der Bestellstatus ist farblich gekennzeichnet, sodass Sie beim Durchsehen Ihres Trackers auf einen Blick erkennen können, welche Bestellungen Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie können für Ihre eigenen Status Farben festlegen, um die Ansicht weiter anzupassen – die zugewiesenen Farben gelten automatisch für alle Elemente mit diesem Status in all Ihren Projekten.

Neben dem Bestellstatus können Sie auch auftragsbezogene Daten hinzufügen, darunter das Bestelldatum, das voraussichtliche und tatsächliche Versanddatum sowie das Lieferdatum usw. Damit Ihr gesamtes Team auf dem Laufenden bleibt, können Sie die Bestellnummer, die Sendungsverfolgungsnummer, den Versanddienst und weitere Angaben hinzufügen – so kann jeder bei Bedarf den Status der Bestellung einsehen.

Das Bestelldatum, das Versanddatum und das Lieferdatum eines Artikels können sogar über den entsprechenden Bemusterungsplan an Ihre Kund*innen weitergegeben werden. Stellen Sie sicher, dass unter den Einstellungen für die Kundenansicht im Bemusterungsplan die Option „Sendungsverfolgung zeigen“ aktiviert ist. Dann sieht der Kunde/die Kundin alle relevanten Daten, wenn er/sie auf die Details eines Artikels im Bemusterungsplan klickt.

Filtern & suchen

Nutzen Sie die Suchfunktion, um Einträge in Ihrem Tracker schnell zu finden, oder passen Sie die Ansicht an, indem Sie die Einträge nach verschiedenen Kriterien sortieren, ordnen und/oder filtern.

Verbundene Dokumente sehen

Um den Überblick darüber zu behalten, wo jedes Element in Ihrem Projekt vorkommt, nutzen Sie die Spalte „Dokumentstatus“. Hier sehen Sie alle Dokumente, in denen das Element derzeit verwendet wird, und können durch Klicken auf den Dokumentnamen schnell darauf zugreifen.

Stellen Sie sicher, dass das Feld „Fortschritt im Dokument“ aktiviert ist, damit Sie die zugehörigen Dokumente sehen können.

Elemente in Dokumente umwandeln

Sie können Entwürfe (die noch keinem Dokument zugeordnet sind) direkt aus dem Bemusterungstracker in Angebote, Rechnungen oder Bestellungen umwandeln. Sie können Bemusterungen in ein neues oder ein vorhandenes Dokument umwandeln.

Hinweis: Um Elemente umzuwandeln, die bereits mit einem Dokument verbunden sind, müssen Sie dies direkt in dem Dokument tun, an das sie angehängt sind. Sie finden diese Dokumente in der Spalte „Dokumentstatus“ des Trackers und können das bzw. die Dokumente, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten, durch Anklicken öffnen.

In neues Dokument umwandeln

Wählen Sie die Einträge aus, die Sie in ein einzelnes Dokument umwandeln möchten, indem Sie das Kontrollkästchen ganz links neben jedem Eintrag aktivieren und dann im Menü, das am unteren Rand des Trackers erscheint, auf „Umwandeln“ klicken. Klicken Sie auf „In neues Dokument“.

Wählen Sie in dem daraufhin angezeigten Modalfenster die Dokumentart aus, in die Sie die Positionen umwandeln möchten (Angebot, Rechnung oder Bestellung). Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Positionen ausgewählt haben, und klicken Sie dann unten rechts auf „Elemente umwandeln“. Sie werden direkt zu dem soeben erstellten neuen Dokument weitergeleitet.

In vorhandenes Dokument umwandeln

Wählen Sie die Einträge aus, die Sie in ein einzelnes Dokument umwandeln möchten, indem Sie das Kontrollkästchen ganz links neben jedem Eintrag aktivieren und dann im Menü, das am unteren Rand des Trackers erscheint, auf „Umwandeln“ klicken. Klicken Sie auf „In vorhandenes Dokument“.

Wählen Sie in dem daraufhin angezeigten Modalfenster das Dokument aus, zu dem Sie die ausgewählten Einträge hinzufügen möchten. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Hinweis: Dokumente, die angenommen, abgelehnt oder ausgestellt sind, können nicht bearbeitet werden, sodass Sie auch keine Einträge hinzufügen können.

Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen Positionen ausgewählt haben, und klicken Sie dann unten rechts auf „Hinzufügen“. Sie werden direkt zu dem ausgewählten Dokument weitergeleitet.

Tracker als Ausstattungsplan (Excel oder PDF) oder Produktblatt exportieren

Der Bemusterungstracker ist ein unverzichtbares Werkzeug für Expert*innen, wenn es darum geht, den Überblick über Details zu behalten, aber er ist auch eine sehr wertvolle Ressource, die mit allen Beteiligten geteilt werden kann, darunter Subunternehmen, Anbietern und Kund*innen.

Während die meisten Ihrer Arbeitsprozesse in Houzz Pro verbleiben sollten, um sicherzustellen, dass alles organisiert und auf dem neuesten Stand bleibt, kann es Fälle geben, in denen Sie den Bemusterungstracker exportieren möchten, um ihn zu teilen. Sie können ihn als Ausstattungsplan im Excel- oder PDF-Format oder als Produktblatt herunterladen. So geht’s:

Als Ausstattungsplan (Excel) exportieren

1. Wählen Sie die Einträge aus, die Sie in den Ausstattungsplan aufnehmen möchten, indem Sie das Kästchen links neben jedem Eintrag anklicken. Wenn Sie keine Einträge auswählen, werden alle Einträge in der aktuellen Ansicht berücksichtigt.

Profi-Tipp: Verwenden Sie die Filter oben im Tracker, um die Einträge nach Status, Raum, Anbieter usw. einzugrenzen. Ihre Anpassungen werden für das nächste Mal gespeichert.

2. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Exportieren“.

3. Wählen Sie „Ausstattungsplan (Excel) herunterladen“.

4. Wenn das Popup-Fenster erscheint, wählen Sie oben „Individuell“ oder „Profitabilität“ aus.

• Die Option „Profitabilität“ enthält voreingestellte Spalten, die Ihnen einen Überblick über Gewinne und Ausgaben bieten – Sie können den Export dennoch anpassen, indem Sie zusätzliche Elemente auswählen.
• Mit der Option „Individuell“ können Sie einzeln auswählen, welche Spalten Sie ein- oder ausschließen möchten. Wenn Sie das Dokument beispielsweise für Ihren Empfänger*innen benötigen, können Sie irrelevante Informationen wie Marge, Verkaufspreis usw. herausfiltern.

In Ihren Ausstattungsplänen sind die Spalten in derselben Reihenfolge angeordnet und entsprechen den Angaben im Tracker. Sie können den Export mit dem ursprünglichen Produktnamen, mit einem kundenorientierten Namen oder mit beiden Namen durchführen. Beim Export in Excel können Sie auch Bilder in Ihren Excel-Bericht exportieren, anstatt nur die Bild-URL. Beachten Sie, dass alle Links zu Bildern in einem Excel-Export 1 Woche lang abrufbar sind – um die Verfügbarkeit zu aktualisieren, laden Sie die Datei erneut herunter.

Als Ausstattungsplan (PDF) exportieren

1. Wählen Sie die Einträge aus, die Sie in den Ausstattungsplan aufnehmen möchten, indem Sie das Kästchen links neben jedem Eintrag anklicken. Wenn Sie keine Einträge auswählen, werden alle Einträge in der aktuellen Ansicht berücksichtigt.

Profi-Tipp: Verwenden Sie die Filter oben im Tracker, um die Einträge nach Status, Raum, Anbieter usw. einzugrenzen. Ihre Anpassungen werden für das nächste Mal gespeichert.

2. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Exportieren“.

3. Wählen Sie „Ausstattungsplan (PDF) herunterladen“.

4. Wenn das Popup-Fenster erscheint, wählen Sie aus, welche Spalten Sie in den Ausstattungsplan aufnehmen oder davon ausschließen möchten.

Dies ist praktisch, um das Dokument je nach Empfänger*in anzupassen – Lieferanten benötigen möglicherweise Angaben wie Artikelnummern und Originalbezeichnungen, während Kund*innen Informationen wie Farbe, Abmessungen oder Bestellstatus benötigen. Sie können den Export mit dem ursprünglichen Produktnamen, mit einem kundenorientierten Namen oder mit beiden Namen durchführen. Sie können irrelevante Spalten wie Marge, Verkaufspreis usw. herausfiltern, wenn Sie Ihren Ausstattungsplan außerhalb Ihres Teams weitergeben. Die Spalten bleiben in derselben Reihenfolge und entsprechen den Angaben im Tracker.

• QR-Codes: Um einen QR-Code für Artikel mit Produktlink zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „QR-Code Produktlink“ im Abschnitt „Zusätzliche Informationen“.
• Anpassung der Kopfzeile: Wählen Sie über das Dropdown-Menü „Anzeige Kopfzeile“ aus, ob die Kopfzeile auf der ersten Seite, auf allen Seiten oder gar nicht angezeigt werden soll. Dazu gehören Unternehmensinformationen, Logo, Projektname und Kundenname.

Als Produktblatt herunterladen

1. Wählen Sie die Einträge aus, die Sie in den Ausstattungsplan aufnehmen möchten, indem Sie das Kästchen links neben jedem Eintrag anklicken. Wenn Sie keine Einträge auswählen, werden alle Einträge in der aktuellen Ansicht berücksichtigt.

Profi-Tipp: Verwenden Sie die Filter oben im Tracker, um die Einträge nach Status, Raum, Anbieter usw. einzugrenzen. Ihre Anpassungen werden für das nächste Mal gespeichert.

2. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Exportieren“.

3. Wählen Sie „Produktblätter herunterladen“.

4. Wenn das Popup-Fenster erscheint, wählen Sie mithilfe der Schaltflächen neben den einzelnen Optionen die Details aus, die auf den Produktblättern erscheinen sollen – scrollen Sie nach unten, um alle verfügbaren Optionen zu sehen, einschließlich der QR-Codes für Produktlinks. Sie können sich auch eine Kopie der Produktblätter per E-Mail zusenden lassen, indem Sie das Kontrollkästchen am unteren Rand des Fensters aktivieren.

5. Klicken Sie auf „Herunterladen“, um fortzufahren.

6. Öffnen Sie die PDF-Datei, um sie zu überprüfen, bevor Sie sie an andere Personen weitersenden.