So verwenden Sie Garantien & Garantieanträge

Die Funktion „Garantien & Garantieanträge“ in Houzz Pro bietet eine zentrale Möglichkeit, Garantien auszustellen und Garantieanträge für bestimmte Projekte und Kund*innen zu verwalten. Sie können problemlos den Deckungsumfang festlegen, Fristen verfolgen und Aufgaben zuweisen, um Garantieanträge zu bearbeiten. Diese Komplettlösung hilft, Fehler zu reduzieren, Zeit zu sparen und Projektdokumente organisiert und zugänglich zu halten – Schluss mit Tabellen, E-Mails oder separaten Dokumenten.

Garantie erstellen

Um eine Garantie zu erstellen, öffnen Sie das entsprechende Projekt und klicken Sie im linken Menü auf „Garantien & Anträge“. Stellen Sie sicher, dass Sie sich oben auf der Seite im Tab „Garantien“ befinden. Klicken Sie dann oben rechts auf „Garantie erstellen“.

Wenn Sie Garantievorlagen gespeichert haben, können Sie sie in diesem Schritt anwenden, indem Sie auf „Aus Vorlage“ klicken. Erfahren Sie hier mehr zu Garantievorlagen.

Garantieinformationen

Der erste Abschnitt, den Sie ausfüllen, sind die Garantieinformationen. Dazu gehören Art, Garantiebeginn, Kunde und Beschreibung.

• Garantieart: Wählen Sie die Garantie aus oder erstellen Sie eine eigene Art. Mehr zu Garantiearten weiter unten.
• Garantiebeginn: Das Datum, an dem Ihre Garantie beginnt. Dieses Feld kann erst ausgefüllt werden, nachdem ein Deckung hinzugefügt wurde. Wenn Sie ein Datum in der Vergangenheit wählen, wird Ihre Garantie automatisch aktiviert.
• Kunde: Geben Sie die Kundendaten ein und bearbeiten Sie sie durch Klicken auf das Stiftsymbol. Änderungen werden auch für die zentralen Kundendaten übernommen.
• Dokument-Links: Wählen Sie Projektdokumente aus, die mit der Garantie zusammenhängen. Diese dienen nur internen Zwecken und bleiben für den Kunden/die Kundin unsichtbar – auch wenn Sie die Garantie freigeben.
• Beschreibung: Dies ist ein optionales Feld, mit dem Sie die Garantie beschreiben können.
• Anhänge: Wählen Sie bestehende Projektdateien aus oder laden Sie relevante Dateien hoch, um die Garantie zu unterstützen.

Garantiearten

Sie können eine vordefinierte Garantieart aus dem Dropdown-Menü auswählen oder eigene Arten hinzufügen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Um eine eigene Garantieart zu erstellen, wählen Sie im Dropdown-Menü unten „+ Garantieart hinzufügen“, geben Sie den Namen ein und drücken Sie Enter.

Sie können eigene Garantiearten im Dropdown-Menü mit den Bearbeiten- oder Papierkorb-Symbolen bearbeiten oder löschen. Beachten Sie, dass benutzerdefinierte Arten, die für bestehende Garantien verwendet werden, nicht gelöscht werden können.

Garantiedeckung

In diesem Abschnitt fügen Sie Deckungsarten hinzu, um die Konditionen der Garantie festzulegen. Dieser Schritt ist erforderlich. Sie können mehrere Deckungsarten, einschließlich individueller Deckungen, in eine Garantie aufnehmen.

Klicken Sie auf „Deckungsart hinzufügen“, um die Optionen zu öffnen.

Im Deckungsart-Dialogfenster wählen Sie eine Deckungsart aus dem Dropdown-Menü (vordefiniert oder eigene). Mehr zu Deckungsarten weiter unten.

Sie legen die Laufzeit der Deckung fest, indem Sie die Felder „Dauer“ und „Zeiteinheit“ (Jahr, Monat, Tag, Woche) nutzen. Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu und klicken Sie dann auf „Erstellen“, um die Deckung zur Garantie hinzuzufügen.

Deckungsarten

Sie können eine vordefinierte Deckungsart aus dem Dropdown-Menü wählen oder eigene Arten hinzufügen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Um eine neue Deckungsart zu erstellen, wählen Sie im Dropdown „+ Namen der Deckungsart hinzufügen“, geben den Namen ein und drücken Enter.

Eigene Deckungsarten lassen sich im Dropdown-Menü mit dem Bearbeiten- oder Papierkorb-Symbol bearbeiten oder löschen. Beachten Sie, dass eigene Deckungsarten, die in bestehenden Garantien verwendet werden, nicht gelöscht werden können.

Garantie aktivieren

Wenn alle Details ausgefüllt sind, können Sie die Garantie aktivieren, indem Sie oben rechts auf der Seite auf „Aktivieren“ klicken oder neben dem Garantiebeginn auf „Datum festlegen“ klicken.

Im Dialogfenster „Garantie aktivieren“ wählen Sie ein Startdatum im Kalender aus. Über die Kontrollkästchen unter „Kundenbenachrichtigung“ legen Sie fest, ob/wann der Kunde/die Kundin über die Garantie benachrichtigt werden soll. Klicken Sie auf „Aktivieren“ zur Bestätigung. Die Garantie erhält zum gewählten Startdatum den Status „Aktiv“.

Hinweis: Wenn Sie den Garantiebeginn auf ein Datum in der Vergangenheit setzen, wird die Garantie automatisch aktiviert.

Garantie löschen oder stornieren

Garantie löschen

Garantien mit beliebigem Status – einschließlich Entwurf, aktiv, storniert und abgelaufen – können gelöscht werden. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Eine gelöschte Garantie kann nicht wiederhergestellt werden.

Um eine Garantie auf der Garantien-Seite des Projekts zu löschen, klicken Sie rechts neben der Garantie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen „Löschen“. Sie werden aufgefordert, die Löschung zu bestätigen.

Um eine Garantie direkt in der Bearbeitungsansicht zu löschen, öffnen Sie das Aktionsmenü oben auf der Seite und wählen „Löschen“. Sie werden aufgefordert, die Löschung zu bestätigen.

Garantie stornieren

Eine aktive Garantie kann storniert werden. Das Stornieren einer Garantie gilt ab sofort; sie ist dann nicht mehr gültig.

Um eine Garantie zu stornieren, öffnen Sie diese und wählen im Status-Dropdown-Menü (es steht auf „Aktiv“) die Option „Stornieren“. Sie werden gebeten, die Aktion zu bestätigen und können optional den Kunden/die Kundin über die Stornierung informieren.

Stornierte Garantie wieder aktivieren

Nachdem eine Garantie storniert wurde, können Sie sie wieder aktivieren. Beim wieder aktivieren wird der Status auf „Aktiv“ mit dem ursprünglichen Beginn gesetzt. Nach der erneuten Aktivierung können Sie den Beginn oder die Deckungskonditionen erneut anpassen.

Öffnen Sie dazu die Garantie und klicken Sie oben rechts auf „Neu aktivieren“ oder wählen Sie im Status-Dropdown-Menü (es steht auf „Storniert“) die Option „Neu aktivieren“. Sie werden gebeten, diese Aktion zu bestätigen.

Garantieantrag erstellen

Garantieanträge können entweder von Ihnen als Experte/Expertin oder vom Kunden/von der Kundin eingereicht werden. Hinweis: Garantieanträge müssen zunächst im Kunden-Dashboard geteilt werden, damit Kunde*innen Anträge einsehen und für ein Projekt einreichen können. Dieser Abschnitt beschreibt die Erstellung eines Garantieantrags durch den Experten/die Expertin. Wie Sie Kundenanträge bearbeiten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Um einen Garantieantrag zu erstellen, öffnen Sie das entsprechende Projekt und klicken Sie im linken Menü auf „Garantien & Anträge“. Stellen Sie sicher, dass Sie sich oben auf der Seite im Tab „Garantieanträge“ befinden. Klicken Sie dann oben rechts auf „Antrag erstellen“.

Informationen

Der erste Abschnitt, den Sie ausfüllen, sind die Informationen zum Garantieantrag. Dazu gehören Antragsdatum, Kunde, verantwortliche Person und Dokument-Links.

• Datum des Antrags: Dies ist das Erstellungsdatum des Garantieantrags. Es kann nicht geändert werden.
• Kunde: Geben Sie die Kundendaten ein und bearbeiten Sie sie durch Klicken auf das Stiftsymbol. Änderungen werden auch für die zentralen Kundendaten übernommen.
• Verantwortliche Person: Wählen Sie im Dropdown-Menü ein oder mehrere Teammitglieder aus, die den Antrag bearbeiten sollen.
• Dokument-Links: Wählen Sie Projektdokumente aus, die mit dem Antrag verbungen sind. Diese dienen nur internen Zwecken und bleiben für den Kunden/die Kundin unsichtbar – auch wenn Sie den Antrag teilen.

Garantie und Garantieantrag verbinden

Um eine Garantie mit einem Garantieantrag zu verbinden, klicken Sie im Abschnitt „Informationen“ des Antrags auf „Dokument-Link hinzufügen“ und wählen Sie dann die entsprechende Garantie aus der Dokumentenliste aus.

Sie sehen anschließend die Garantie, die mit dem Antrag verbunden ist, sowie den Antrag, der mit der Garantie verbunden ist, wie unten dargestellt.

Problem/Beschreibung

In diesem Abschnitt beschreiben Sie den Grund des Garantieantrags und fügen gegebenenfalls Bilder oder Dateien an.

• Problembeschreibung Kunde: Beschreibung und Anhänge sind für den Kunden/die Kundin sichtbar.
• Interne Notizen: Optionales Feld für Ihre eigenen Notizen oder die des Teams. Interne Notizen und Anhänge sind für den Kunden/die Kundin nicht sichtbar.

Aufgaben

In diesem Abschnitt können Sie Aufgaben zu diesem Garantieantrag erstellen, zuweisen und nachverfolgen. Nachdem Sie eine neue Aufgabe erstellt haben, fügen Sie rechts eine Frist und einen Verantwortlichen hinzu.

Hinweis: Benachrichtigungen zu Aufgaben und Zuweisungen werden nur verschickt, wenn sich der Garantieantrag im Status „Offen“ befindet.

Garantieantrag einreichen

Wenn alle Details ausgefüllt sind, können Sie den Garantieantrag einreichen, indem Sie oben rechts auf „Garantieantrag einreichen“ klicken oder im Status-Dropdown (hier steht „Entwurf“) „Offen“ auswählen.

Im Dialogfenster „Antrag einreichen“ können Sie per Kontrollkästchen festlegen, ob der Kunde/die Kundin per E-Mail über den Antrag benachrichtigt werden soll. Falls aktiviert, können Sie den voreingestellten Betreff und E-Mail-Text anpassen. Klicken Sie zur Bestätigung auf „Einreichen“. Der Antrag erhält mit der Einreichung den Status „Offen“ und entsprechende Benachrichtigungen zu Aufgaben werden versendet.

Auf Garantieanträge kommentieren

Für eine schnelle Zusammenarbeit und Kommunikation zu einem Garantieantrag mit Ihrem Kunden/Ihrer Kundin und/oder Ihrem Team können Sie die Kommentarfunktion nutzen. Klicken Sie auf das Kommentar-Symbol oben im Antrag und wählen Sie im Kommentarfeld „Kunde“ oder „Team“. Kommentare im Tab „Team“ sind für den Kunden/die Kundin nicht sichtbar. Bei Kommentaren im Tab „Kunde“ wird Ihr Kunde/Ihre Kundin benachrichtigt und kann darauf antworten.

Von Kund*innen eingereichte Garantieanträge

Wenn Sie die Freigabe von Garantieanträgen im Kunden-Dashboard aktiviert haben, können Ihre Kund*innen bestehende Anträge einsehen und eigene Garantieanträge einreichen. Sie haben dann die Möglichkeit, solche von Kund*innen eingereichten Anträge zu bewilligen oder abzulehnen.

Sobald ein Antrag eingereicht wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung und sehen den neuen Antrag im Projekt, markiert mit dem Status „Kundeneinreichung“. Klicken Sie auf den Antrag, um ihn zu prüfen.

Im Kundenantrag können Sie „Als nicht abgedeckt markieren“ oder „Antrag bewilligen“ auswählen.

Beide Optionen öffnen ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können, ob der Kunde/die Kundin über Ihre Entscheidung informiert wird – inklusive Anpassung der Mitteilung.

Wenn Sie den Garantieantrag ablehnen, ist keine weitere Aktion Ihrerseits notwendig. Bewilligen Sie den Antrag, erhält er den Status „Offen“ und Sie können weitere Details und Notizen hinzufügen, eine verantwortliche Person bestimmen und Aufgaben zuweisen.

Aktivität verfolgen

Maßnahmen im Zusammenhang mit einer Garantie oder einem Garantieantrag werden automatisch im Aktivitätsverlauf protokolliert, sodass Sie einen klaren Überblick darüber erhalten, was wann geschehen ist. Dazu gehören Ereignisse wie:

• Garantie/Antrag angelegt
• Im Kunden-Dashboard freigegeben
• Status geändert (z. B. von „Entwurf“ zu „Aktiv“ oder von „Aktiv“ zu „Storniert“)
• Verantwortliche zugewiesen
• Kommentar hinzugefügt

Diese Einträge werden am Ende der jeweiligen Garantie- oder Antragsseite angezeigt, und bestimmte Aktionen erscheinen auch im allgemeinen Aktivitätsverlauf des Projekts – mit Links, über die Sie direkt zum entsprechenden Garantiefall oder zum entsprechenden Antrag gelangen, um weitere Details einzusehen.