Memo-Vorlagen für Dokumente anwenden
Im Bereich „Memo“ Ihrer Dokumente können Sie zusätzlich zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen Notizen für Ihre Kund*innen hinzufügen. Sparen Sie Zeit und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, indem Sie Memo-Vorlagen erstellen, die Sie speichern und für alle zukünftigen Projekte verwenden können.
Auf Memo-Vorlagen zugreifen
Um auf Ihre Memo-Vorlagen zuzugreifen, öffnen Sie ein Dokument, das noch den Status „Entwurf“ hat, und gehen Sie zum Abschnitt „Memo“. Klicken Sie dann auf „Meine Vorlagen“ in der unteren rechten Ecke dieses Abschnitts.
Anschließend wird das Fenster für Memo-Vorlagen geöffnet, in dem Sie Memos erstellen, suchen, bearbeiten und löschen können. Hier können Sie auch Memos als Projekt- oder Unternehmensstandards festlegen.
Neue Memo-Vorlage erstellen
Um ein Memo zu erstellen, klicken Sie auf „Neu erstellen“ oben rechts oder auf „Neue Vorlage erstellen“ für Ihr erstes Memo. Geben Sie dann einfach einen Memo-Titel und den Inhalt der Vorlage ein.
Sie können in der Vorlage Platzhalter einfügen, die automatisch für den Kund*innennamen, den Namen Ihres Unternehmens oder andere Werte stehen. Zum Beispiel „Hallo [Contact Full Name]“, wie Sie unten im Bild sehen können. So können Sie Ihren Memos eine persönliche Note verleihen ohne jedes Mal den Namen eintragen zu müssen.
Sie können zudem Memo-Vorlagen als Standard für das Projekt auswählen und festlegen, für welche Dokumente (Angebote, Rechnungen, Vorschusszahlungen oder Bestellungen) diese angewendet werden sollen. Wenn Sie eine Vorlage als Projektstandard festlegen, werden die Memos in bestehenden Projekten nicht überschrieben.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“, um dieses Memo als Vorlage speichern oder klicken Sie auf „Speichern und hinzufügen“, um die Vorlage direkt für das aktuelle Dokument einzusetzen.
Memo-Vorlagen als Projektstandard festlegen, bearbeiten oder löschen
Sie können eine Memo-Vorlage auch später als Projektstandard festlegen, diese bearbeiten oder löschen, indem Sie das Vorlagen-Fenster öffnen und auf die drei Punkte klicken, die erscheinen, wenn Sie über eine Vorlage mit der Maus hovern.
Vorlagen als Unternehmensstandard festlegen
Um eine Standardvorlage für das Unternehmen festzulegen, die als Standardvorlage für die Memos für alle neuen und bestehenden Projekte gilt, können Admin-Nutzer oben im Abschnitt „Memo“ auf „Als Standard speichern“ klicken, sobald sie den Text eingegeben haben.
Dadurch wird der Memo-Text als „Standard-Memo (System)“ gespeichert und auf neue Dokumente angewendet – die Memos bestehender Dokumente werden nicht überschrieben. Sie können die Standardvorlagen jederzeit im Fenster „Standardvorlagen für Unternehmen“ ändern und bearbeiten, wie unten beschrieben.
Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage als Projektstandard festlegen, wird die Standardvorlage für das Unternehmen in dem gewählten Projekt für alle neuen Dokumente überschrieben.
Standardvorlagen für Unternehmen ändern
Um die Unternehmensstandards zu ändern, klicken Sie auf „Unternehmensstandards festlegen“ am oberen Rand des Fensters „Vorlagen für AGB“, auf das Sie durch Klicken auf „Meine Vorlagen“ am unteren Rand des Abschnitts „Memo“ Ihres Dokuments zugreifen können.
Hier können Sie die Standard-Unternehmensvorlagen für AGB, Memos und E-Mails festlegen. Wählen Sie einfach aus, welche Vorlage Sie als Standard für Ihr Unternehmen für jeden Bereich und Dokumentart festlegen möchten.