Wo Sie Kostengruppen in Houzz Pro verwenden können

Die Verwendung von Kostengruppen in Houzz Pro ist eine einfache Möglichkeit, ein organisiertes, einheitliches System zur Verfolgung von Projektkosten zu erstellen. Durch die Standardisierung Ihrer Kostenverfolgung erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Finanzen, sodass Sie Budgets vergleichen, Ist-Zahlen verfolgen und die Leistung über Zeiträume hinweg leicht analysieren können.

In Houzz Pro lassen sich Kostengruppen in verschiedene Funktionen integrieren, darunter Finanzdokumente (Angebote, Rechnungen usw.), Zeit & Ausgaben und Budget. Wenn Sie Kostengruppen zum ersten Mal verwenden, müssen Sie diese zunächst aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel. Sobald sie aktiviert sind, können Sie sie in Ihre Houzz Pro-Arbeitsabläufe integrieren.

Sehen wir uns einmal an, wie Kostengruppen mit den einzelnen Funktionen in Houzz Pro zusammenarbeiten.

Kostengruppen in Finanzdokumenten

Kostengruppen können in allen Finanzdokumenten von Houzz Pro verwendet werden, darunter Angebote, Rechnungen, Änderungsanträge und Bestellungen. Sie können sie manuell zu jedem Dokument hinzufügen oder Zeit sparen und eine Vorlage mit Kostengruppen erstellen. Weitere Informationen zu Vorlagen finden Sie in diesem Artikel.

Um mit dem Hinzufügen von Kostengruppen zu beginnen, öffnen Sie ein neues oder bestehendes Dokument. Wählen Sie im rechten Menü das Symbol „Kostengruppen“ aus. Ihre bestehende Kostengruppenliste wird angezeigt. Um eine Kostengruppe zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol links neben der entsprechenden Kostengruppe oder geben Sie einen neuen Posten am Ende des Dokuments ein. In beiden Fällen können Sie entweder direkt aus der Dropdown-Liste auswählen oder die Suchleiste verwenden, um einen bestimmten Kostengruppennamen oder eine bestimmte Kostengruppennummer zu finden.

Sobald Sie die Kostengruppe zu Ihrem Dokument hinzugefügt haben, können Sie die Beschreibung, den Art, den Preis, die Menge und weitere Angaben nach Bedarf bearbeiten.

Mit dem Filter „Anzeigen nach“ oben können Sie die Anordnung der Elemente in Ihrem Dokument ändern – nach Kostengruppe, Kostenuntergruppe, Abschnitt oder „Keine“. Bei der Einrichtung der Kostengruppen haben Sie ausgewählt, ob Sie die Angebote nach Kostengruppe oder Kostenuntergruppe vornehmen möchten. Ihre Einstellung unter „Anzeigen nach“ sollte diese Präferenz widerspiegeln, um Konsistenz zu gewährleisten. Wenn Sie für ein bestimmtes Projekt die alternative Methode zur Angebotserstellung verwenden möchten, können Sie die Einstellung „Anzeigen nach“ für jedes Angebot auf „Kostengruppe“ oder „Kostenuntergruppe“ ändern, um diese Methode widerzuspiegeln.

Standardmäßig ist die Spalte „Nummer“ in Dokumenten nur für Sie sichtbar. Wenn Sie diese Spalte Ihrem Kunden/Ihrer Kundin anzeigen möchten, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben dem Spaltennamen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option „Kunden zeigen“ aus. Hier können Sie die Spalte auch umbenennen oder vollständig aus der Tabelle entfernen.

Kostengruppen in Bemusterungen

Sobald Sie mit dem Planungsprozess für Ihr Projekt beginnen und mit konkreten Bemusterungsplänen (Einrichtungsgegenstände, Materialien usw.) arbeiten, können Sie Kostengruppen verwenden, um alles zu strukturieren. Anstatt Ihre Artikel nach Kategorien zu ordnen, werden sie nun nach Kostengruppen sortiert. Dies erleichtert das Sortieren und Anzeigen von Artikeln im Bemusterungstracker, beispielsweise von Bemusterungen, die für eine bestimmte Kostengruppe noch auf Genehmigung warten, und ermöglicht es Ihnen, schnell Ausstattungspläne zu erstellen, die Sie je nach Gewerbezugehörigkeit an Kund*innen und Teams vor Ort weitergeben können. Schauen wir uns nun an, wie Sie Kostengruppen im Tracker anzeigen und zuweisen sowie wie Sie für den Export filtern und sortieren können.

Kostengruppen sehen und zuweisen

Je nachdem, wie Artikel zum Bemusterungstracker hinzugefügt werden – sei es über Clipper, Bemusterungspläne oder Angebote –, sind sie möglicherweise bereits einer Kostengruppe zugeordnet oder auch nicht. Kostengruppen finden Sie in der Spalte „Details“ sowie in der Detailübersicht des Elements, das Sie über das Info-Symbol links neben jedem Element aufrufen können. Sie können die Kostengruppe für Elemente im Status „Entwurf“ festlegen oder ändern, Elemente, die sich bereits in Bearbeitung befinden, müssen jedoch über das zugehörige Dokument geändert werden, das Sie in der Spalte „Dokumentstatus“ finden. Außerdem können Sie Elemente, denen Kostengruppen zugewiesen sind, auf der Seite „Meine Elemente“ schnell in großen Mengen verwalten.

Nach Kostengruppe filtern und sortieren

Um Ihre Bemusterung nach Kostengruppen zu sortieren, können Sie das Dropdown-Menü „Sortieren nach“ verwenden und „Kostengruppe“ auswählen. Die Einträge werden dann zur besseren Übersichtlichkeit nach ihren Gruppen in Abschnitte sortiert angezeigt. Wenn Sie die Auswahl filtern möchten, um nur bestimmte Kostengruppen anzuzeigen (dies ist praktisch, um bestimmte Kostengruppen für das zuständige Team vor Ort zu exportieren), verwenden Sie das Dropdown-Menü „Filter“, wählen Sie die gewünschten Kostengruppen aus und klicken Sie auf „Anwenden“.

Profi-Tipp: Kombinieren Sie den Filter „Kostengruppe“ mit dem Filter „Bewilligungsstatus“, um ausstehende Posten für ein bestimmtes Gewerk anzuzeigen, die zur Bewilligung geprüft werden müssen.

Ausstattungspläne exportieren

Um Ausstattungspläne zu erstellen, die auf das jeweilige Subunternehmen oder das jeweilige Baustellen-Team zugeschnitten sind, verwenden Sie die Filter, um die entsprechende Kostengruppe einzugrenzen (z. B. Wasseranlagen). Anschließend können Sie die Kontrollkästchen links neben den Elementen verwenden, um bestimmte Elemente auszuwählen, oder sie deaktiviert lassen, um alle Elemente in der aktuellen Ansicht zu exportieren. Wählen Sie anschließend im Menü „Exportieren“ die Option „Ausstattungsplan (PDF) herunterladen“ aus.

Profi-Tipp: Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Sortieren nach“, um die Elemente je nach Bedarf nach „Raum“ oder „Titel“ zu sortieren.

Passen Sie im Modalfenster für die Exportoptionen genau an, was Sie im Ausstattungsplan sehen möchten. Neben Titel und Bild kann es hilfreich sein, Angaben wie „Raum“, „Oberfläche/Farbe“, „Menge“ und „QR-Code Produktlink“ hinzuzufügen, damit Ihr Team genau weiß, was wo hingehört, und Zugriff auf alle erforderlichen Produktdetails und Montageanleitungen hat. Sobald Sie Ihre Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Herunterladen“. Sie können den Plan dann als Anhang per E-Mail versenden oder ausdrucken und eine Kopie an die zuständigen Beteiligten weitergeben.

Kostengruppen in Zeit & Ausgaben

Wenn Kostengruppen aktiviert sind, wird in Ihren Zeit- und Ausgabenabrechnungen ein zusätzliches Feld zur Auswahl einer Kostengruppe angezeigt. Dieses Feld „Kostengruppe“ steht Administratoren zur Verfügung und ist optional, es wird jedoch empfohlen, es auszufüllen, um genaue Aufzeichnungen über die für jede Kostengruppe aufgewendete Zeit und die Ausgaben zu führen.

Sobald ein Zeit- oder Ausgabeneintrag erstellt wurde, wird er automatisch mit dem Projektbudget synchronisiert, wenn im Budget bereits eine passende Kostengruppe vorhanden ist (z. B. durch ein verknüpftes Angebot). Sie können die Verknüpfung mit dem Budget aufheben oder den Eintrag mit einem Posten unter derselben Kostengruppe verknüpfen (nur bei Budgetierung nach Kostengruppen). Weitere Informationen zum Verknüpfen und Aufheben der Verknüpfung von Zeit und Ausgaben finden Sie im folgenden Abschnitt.

Kostengruppen im Budget

Um Kosten anhand von Kostengruppen in Ihrem Budget zu verfolgen, müssen Sie zunächst die entsprechenden Finanzdokumente mit den darin enthaltenen Kostengruppen synchronisieren.

Synchronisierung aus Dokument

Öffnen Sie zunächst das entsprechende Dokument. Oben auf der Seite sehen Sie das Symbol „Mit Budget synchronisieren“ – wählen Sie „Mit Budget synchronisieren“, um es Ihrem Projektbudget hinzuzufügen. Bei Bedarf können Sie die Verknüpfung hier jederzeit wieder aufheben.

Aus dem Projektbudget synchronisieren

Sie können ein Dokument auch direkt von Ihrer Projektseite aus synchronisieren. Klicken Sie dazu zunächst auf das Symbol „Projekte“ in der linken Navigationsleiste und wählen Sie dann das entsprechende Projekt aus. Wählen Sie auf der Projektübersichtsseite im Menü die Option „Budget“ aus. Wenn Sie zum ersten Mal ein Budget erstellen, klicken Sie auf „Angebot verbinden“, um das entsprechende Dokument zu suchen und Ihrem Budget hinzuzufügen.

Nachdem Sie Ihr(e) Dokument(e) synchronisiert haben, gehen Sie zur Projektübersichtsseite und wählen Sie im linken Menü „Budget“ aus. Anschließend können Sie Ihre Budgetübersicht anzeigen, um Ihre geschätzten und tatsächlichen Kosten zu überprüfen.

Weitere Informationen zur Verwendung der Budgetfunktion finden Sie in diesem Artikel.

Zeiten und Ausgaben mit Budget synchronisieren

Wenn Sie einen Zeit- oder Ausgabeneintrag zu einer bestimmten Kostengruppe im Budget hinzufügen möchten, können Sie dies entweder beim Erstellen eines neuen Zeit- oder Ausgabeneintrags tun, wie im Abschnitt „Kostengruppen in Zeit und Ausgaben” oben beschrieben, oder indem Sie einen bestehenden Eintrag direkt mit Ihrem Projektbudget verknüpfen.

Um einen bestehenden Zeit- oder Ausgabeneintrag in Ihrem Budget zu verknüpfen oder die Verknüpfung aufzuheben, suchen Sie die entsprechende Kostengruppe, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite.

Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie zwischen erfassten Ausgaben und Zeiteinträgen für dieses Projekt filtern können. Sie können hier auch einen neuen Eintrag erstellen, wenn nötig. Klicken Sie in der Liste auf „Verlinken“, um einen Eintrag der ausgewählten Kostengruppe hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Entfernen“, wenn Sie ihn entfernen möchten.

Wenn Sie alle Ihre Zeit- und Ausgabeneinträge fertiggestellt haben, klicken Sie auf „Budgetposten speichern“.

Ihre Ausgaben werden nun unter dieser Kostengruppe im Budget Ihres Projekts angezeigt, wie unten dargestellt.

Wenn Sie sich bei der Einrichtung Ihrer Kostengruppen für die Angebotserstellung nach Kostenuntergruppen entschieden haben, können Sie Zeit- und Ausgabeneinträge mit einzelnen Positionen innerhalb einer Kostenuntergruppe verknüpfen, um detailliertere Berichte zu erstellen. Dazu muss Ihre Auswahl unter „Budget nach“ auf „Kostenuntergruppe“ eingestellt sein.

Klicken Sie anschließend auf eine bestimmte Position und wählen Sie die Zeit- oder Ausgabeneinträge aus, die Sie verknüpfen möchten.

Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, werden die Einträge entsprechend in der Budgetzeile, der Kostengruppe und der Kostenuntergruppe angezeigt.

Budget nach Kostengruppe filtern

Wenn Sie die zugehörigen Kosten für eine bestimmte Projektphase anzeigen möchten, können Sie nach Kostengruppen filtern. Wählen Sie oben in Ihrem Budget den Filter „Kostengruppe“ aus und wählen Sie dann die entsprechenden Untergruppen aus (Sie können mehrere auswählen). Klicken Sie auf „Anwenden“, um nur die Details zu diesen Kostengruppen in Ihrem Budget anzuzeigen.

Kostengruppen im Aufmaß

Wenn Sie Kostengruppen aktiviert haben, können Sie diese in Ihren Arbeitsablauf für die Aufmaßerstellung integrieren. Dies gewährleistet Konsistenz von den ersten Messungen bis hin zum endgültigen Angebot.

Wählen Sie zunächst im Menü auf der rechten Seite „Kostengruppen“ aus. Es erscheint eine Liste Ihrer vorhandenen Kostengruppen. Klicken Sie auf die entsprechende Kostengruppe oder nutzen Sie die Suchleiste oben, um einen passenden Eintrag zu finden.

Wenn Sie diese Kostengruppe zum ersten Mal im Aufmaß verwenden, werden Sie aufgefordert, eine Aufmaßfarbe und ein Symbol für Zählungen festzulegen (wie unten dargestellt).

Nach dem Hinzufügen wird die Kostengruppe als neue Gruppe in Ihrer Messliste angezeigt. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr zu erfahren.