Vorlagen für AGB in Ihren Dokumenten verwenden
Mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) in Ihren Dokumenten können Sie zusätzlich zum Memo-Bereich wichtige Informationen für Ihre Kund*innen zum Ablauf des Arbeitsprozesses bereitstellen. Sie haben die Möglichkeit, Vorlagen für AGB zu erstellen, die gespeichert und für alle zukünftigen Projekte verwendet werden können.
Auf Ihre AGB-Vorlagen zugreifen
Um auf Ihre AGB-Vorlagen zuzugreifen, öffnen Sie ein Dokument mit dem Status „Entwurf“, und gehen Sie zum Abschnitt „AGB“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Meine Vorlagen“ in der unteren rechten Ecke.
Daraufhin wird die Ansicht „AGB-Vorlagen“ geöffnet, in der Sie AGB erstellen, suchen, bearbeiten und löschen können. Hier können Sie außerdem AGB als Projekt- oder Unternehmensstandard festlegen.
Eine neue Vorlage für AGB erstellen
Um zum ersten Mal AGB zu erstellen, klicken Sie auf „Neu erstellen“ oben rechts oder auf die „Neue Vorlage erstellen“. Geben Sie dann einfach den Titel für Ihre AGB und den Inhalt ein, den die Vorlage haben soll.
In die Vorlage können Sie auch einen Platzhalter für Elemente wie Kundenname, Firmenname oder Ähnliches einfügen. Zum Beispiel: „Alle Bedingungen gelten für die von [Unternehmensname] ausgeführten Arbeiten“, wie in der Abbildung oben in blauer Schrift dargestellt.
Sie haben auch die Möglichkeit, AGB als Standardvorlage für das Projekt festzulegen und zu wählen, für welche Dokumente (Angebote, Rechnungen, Vorschusszahlungen, Bestellungen oder Änderungsanträge) sie gelten sollen. Wenn Sie eine Vorlage als Projektstandard festlegen, werden die AGB früherer Projekte nicht außer Kraft gesetzt.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern“, um diese AGB als eine Vorlage für die zukünftige Verwendung zu speichern, oder klicken Sie auf „Speichern und Hinzufügen“, um diese AGB als Vorlage zu speichern und sie auf das aktuelle Dokument anzuwenden.
AGB als Projektstandard festlegen, bearbeiten oder löschen
Sie können eine AGB-Vorlage jederzeit als Standard für das Projekt festlegen, sie später bearbeiten oder löschen, indem Sie das Fenster „AGB-Vorlagen“ öffnen und auf die drei horizontalen Punkte klicken, die rechts erscheinen, wenn Sie den Mauszeiger über die Vorlage bewegen.
Vorlagen als Unternehmensstandards festlegen
Um eine Standardvorlage für das Unternehmen festzulegen, die als Standardvorlage für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für alle neuen und bestehenden Projekte gilt, können Admin-Nutzer oben im Abschnitt „AGB“ auf „Als Standard speichern“ klicken, sobald sie die Bedingungen eingegeben haben.
Dadurch werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen als „Standard-AGB (System)“ gespeichert und auf neue Dokumente angewendet – die Bedingungen bestehender Dokumente werden nicht überschrieben. Sie können die Standardvorlagen jederzeit im Fenster „Standardvorlagen für Unternehmen“ ändern und bearbeiten, wie unten beschrieben.
Hinweis: Wenn Sie eine Vorlage als Projektstandard festlegen, wird die Standardvorlage für das Unternehmen in dem gewählten Projekt für alle neuen Dokumente überschrieben.
Standardvorlagen für Unternehmen ändern
Um die Unternehmensstandards zu ändern, klicken Sie auf „Unternehmensstandards festlegen“ am oberen Rand des Fensters „Vorlagen für AGB“, auf das Sie durch Klicken auf „Meine Vorlagen“ am unteren Rand des Abschnitts „AGB“ Ihres Dokuments zugreifen können.
Hier können Sie die Standard-Unternehmensvorlagen für AGB, Memos und E-Mails festlegen. Wählen Sie einfach aus, welche Vorlage Sie als Standard für Ihr Unternehmen für jeden Bereich und Dokumentart festlegen möchten.