Angebote für die Verfolgung richtig aufsetzen
Ihr Angebot ist nicht nur ein Preis für Ihre Kund*innen – es ist die Grundlage für Ihr Budget, Ihre Kostenkontrolle und Ihre Rentabilität. Ein gut strukturiertes Angebot erleichtert alles andere. Ein schlecht strukturiertes Angebot verursacht Verwaltungsaufwand, liefert unzuverlässige Daten und führt zu blinden Flecken in Ihrem Unternehmen. Lassen Sie uns gemeinsam die bewährten Vorgehensweisen zur Erstellung Ihres Angebots durchgehen.
Beginnen Sie mit Ihrem Unternehmen
Bevor Sie mit der Angebotserstellung beginnen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wie verfolge ich aktuell meine Kosten?
- Wie erfolgt die Abrechnung – Material und Arbeitskosten zusammen, schlüsselfertig oder getrennt?
- Worüber möchte ich tatsächlich einen Einblick haben?
Ihre Angebotsstruktur sollte die bestehenden Abläufe in Ihrem Unternehmen widerspiegeln – und Sie nicht dazu zwingen, ein neues System einzuführen.
Diesen Fehler sollten Sie vermeiden
Der häufigste Fehler bei der Erstellung von Angeboten besteht darin, Posten mit hohen Beträgen anzulegen, bei denen alle Details in der Beschreibung verborgen sind.
Beispiel: Bauvorbereitungsarbeiten – 25.000 € (beinhaltet Rodung, Planierung, Genehmigungen und Ingenieurleistungen)
Das sieht zwar übersichtlich aus, führt aber schnell zu Problemen. Sie können die tatsächlichen Kosten für diese versteckten Posten nicht nachverfolgen, nicht erkennen, wo Sie das Budget überschritten haben, und diese Daten auch nicht zur Verbesserung zukünftiger Angebote nutzen.
Bitte beachten Sie: Was in der Beschreibung steht, lässt sich nicht nachverfolgen. Wenn Sie es nachverfolgen möchten, muss es eine eigene Position sein.
Die Lösung ist einfach – entweder Sie bleiben auf einer hohen Ebene und akzeptieren diesen Grad an Transparenz, oder Sie gliedern die Positionen in konkrete, nachverfolgbare Einzelposten auf. Bleiben Sie bloß nicht irgendwo dazwischen stehen.
Erstellen Sie Ihr Angebot: Zwei wichtige Entscheidungen
Bei der Erstellung eines Angebots treffen Sie zwei separate Entscheidungen:
- Aufgliederung: Wie detailliert sollte jede einzelne Position sein?
- Struktur: Wie sollte das Angebot insgesamt aufgebaut sein?
Dies sind voneinander unabhängige Entscheidungen, die beide wichtig sind. Lassen Sie uns jede davon im Detail betrachten.
Aufgliederung des Angebots: Wie detailliert sollte es sein?
Es gibt keine allgemeingültige Antwort – es hängt davon ab, was Sie erfassen möchten.
Übersicht (üblich bei Neubauten)
Ein Posten pro Bauphase oder Gewerk:
- Bauvorbereitungsarbeiten – 25.000 €
- Rohbau – 80.000 €
Dies ist am besten geeignet, wenn Sie Arbeiten an Subunternehmen vergeben, kombinierte Angebote für Arbeit und Material erhalten und die Rentabilität nach Bauphasen erfassen.
Detailliert (üblich bei Renovierungen und Design-Bau-Projekten)
Mehrere Einzelposten pro Phase:
- Arbeitskosten für den Rohbau
- Materialkosten für den Rohbau
- Ausrüstung
Ideal, wenn Sie Arbeits- und Materialkosten separat erfassen und im Zeitverlauf einen detaillierteren Kostenüberblick erhalten möchten.
Profi-Tipp: Schlüsseln Sie die Posten nur so weit auf, wie Sie sie tatsächlich erfassen und verwalten. Fragen Sie sich: „Möchte ich wissen, ob dieser bestimmte Teil des Auftrags Gewinn oder Verlust gebracht hat?“ Wenn ja, machen Sie daraus eine eigene Position. Wenn nein, lassen Sie die Posten zusammengefasst.
Struktur: Passen Sie Ihr Angebot an die Art der Rechnungsstellung an
Ihr Angebot sollte dem tatsächlichen Geldfluss in Ihrem Unternehmen entsprechen.
- Wenn Ihnen die Kosten als Gesamtbetrag in Rechnung gestellt werden: Ihr Zimmermann stellt eine Rechnung aus, die sowohl Arbeitskosten als auch Materialkosten abdeckt. In diesem Fall reicht möglicherweise eine einzige Position „Zimmerarbeiten“ aus.
- Wenn Ihnen die Kosten separat in Rechnung gestellt werden: Die Arbeitskosten werden von Ihrem Zimmermann in Rechnung gestellt, das Material beziehen Sie vom Holzhandel. Unterteilen Sie die Kosten in „Arbeitskosten für Zimmerarbeiten“ und „Materialkosten für Zimmerarbeiten“, damit Sie beide Posten unabhängig voneinander nachverfolgen können.
Bitte beachten Sie: Erstellen Sie keine detailliertere Struktur, als es Ihre tatsächlichen Daten zulassen. Eine übermäßige Strukturierung, die nicht dem tatsächlichen Kostenfluss entspricht, verursacht nur zusätzlichen Aufwand.
Ihr Angebot gestalten
Abgesehen von der Aufgliederung müssen Sie entscheiden, wie Sie das Angebot insgesamt strukturieren möchten. Es gibt drei gängige Ansätze.
Option 1: Nach Phasen
Gliedert nach Gewerken oder Bauphasen:
- Bauarbeiten auf dem Gelände
- Rohbau
- Elektroinstallation
- Sanitärinstallation
Am besten geeignet für Neubauten und gewerkeorientierte Arbeitsabläufe, bei denen Sie die Kosten auf hoher Ebene nach Phasen erfassen.
Option 2: Nach Raum
Nach Räumen gestaltet:
- Wohnzimmer
- Badezimmer
- Küche
Ideal für Renovierungsprojekte, bei denen die Kund*innen ihre Entscheidungen raumweise treffen und der Umfang je nach Raum variieren kann.
Option 3: Hybrid (Raum + Phase)
Nach Räumen gegliedert, wobei die einzelnen Phasen jeweils innerhalb eines Raums aufgeführt sind:
- Küche → Abriss, Schränke, Sanitär, Elektrik
- Gäste-WC → Abriss, Fliesen, Elektrik
So haben Sie das Beste aus beiden Welten: Die Kund*innen können die Kosten pro Raum einsehen, und Sie behalten dennoch den Überblick über die Kosten nach Art der Arbeiten.
Fortgeschritten: Nach Bauteil
Für ein sehr detailliertes Angebot – insbesondere, wenn Sie alle Materialien direkt einkaufen – können Sie Bauteile verwenden, um zusammengehörige Artikel zu gruppieren:
- Trockenbau-Bauteile → Gipskartonplatten, Fugenmasse, Trockenbauschrauben, Fugenband, Arbeitsaufwand für Montage und Endbearbeitung
Profi-Tipp: Strukturieren Sie Ihr Angebot so, wie Ihr Kunde/Ihre Kundin den Auftrag versteht und wie Ihr Unternehmen ihn nachverfolgen muss. Bei Neubauten erfolgt dies in der Regel phasenbasiert. Bei Renovierungen funktioniert eine raumbasierte oder hybride Vorgehensweise meist besser.
Kategorien vs. Kostengruppen
Beide Systeme sind auf ein gut strukturiertes Angebot angewiesen, um effektiv zu funktionieren.
Mit Kategorien:
- Flexibel und schnell einzurichten
- Ausgaben werden manuell Kategorien oder Einzelposten zugeordnet
- Eignet sich gut für eine einfachere oder allgemeine Erfassung
Mit Kostengruppen:
- Strukturierter und einheitlicher
- Verknüpft automatisch Ihre Angebote, Budgets und tatsächlichen Kosten
- Erfordert eine einheitliche Einrichtung und Nutzung im gesamten Team
Bitte beachten Sie: Kostengruppen können ein schlecht strukturiertes Angebot nicht retten – sie verstärken jedoch die Wirkung eines gut strukturierten Angebots.
Wenn Sie sich eingehender mit der Wahl zwischen den beiden befassen möchten, lesen Sie diesen Artikel.
Best Practices für Angebote
- Erstellen Sie Vorlagen, um Zeit zu sparen: Mit Angebotsvorlagen können Sie neue Projekte schneller in Angriff nehmen. Erstellen Sie Ihre Vorlagen detaillierter, als Sie es zunächst für nötig halten, entfernen Sie anschließend die nicht zutreffenden Angaben und passen Sie die Mengen entsprechend an. So vermeiden Sie, dass Leistungsumfänge übersehen werden, nutzen die Vorlage als integrierte Checkliste und kommen bei jedem neuen Projekt schneller voran.
- Zeigen Sie Kund*innen, was sie brauchen, und verfolgen Sie das, was Sie selbst brauchen: Sie müssen sich nicht zwischen Klarheit für Ihre Kund*innen und internen Details entscheiden. In Houzz Pro können Sie Kund*innen Gesamtbeträge übergreifend anzeigen und gleichzeitig eine detaillierte interne Struktur beibehalten. So vermeiden Sie, dass Kund*innen überfordert werden, und erhalten gleichzeitig den finanziellen Überblick, den Sie für eine erfolgreiche Unternehmensführung benötigen.
- Vermeiden Sie eine Überstrukturierung: Mehr Struktur ist nicht immer besser. Wenn Ihr Team das System nicht konsequent aufrechterhalten kann – also jedes Mal Zeit und Ausgaben unter den richtigen Kostengruppen erfasst –, wird es nicht funktionieren. Anzeichen dafür, dass Sie zu weit gegangen sind, sind unter anderem: inkonsistente Erfassung von Ausgaben, ein Einrichtungsprozess, der länger dauert als der Auftrag selbst, und Berichte, denen Sie nicht vertrauen.